За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «За семью печатями: зачем нужна печать организациям и ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Официальные требования 2023 года к печати для ИП не установлены. Не было их и раньше, но это если говорить о законах федерального уровня. В Москве же с 1998 по 2005 год при регистрационной Палате существовал официальный реестр, где регистрировали печати для ИП и юридических лиц. Федеральная налоговая служба признала ведение реестра нелегитимным, но требования к внешнему виду оттисков и штампов, предусмотренные распоряжением мэра Москвы № 843-РМ, изготовители учитывают до сих пор.

Как ИП зарегистрировать печать в налоговой

Прежде чем приступить к регистрации печати, ИП должен обратить внимание на её внешний вид. На 2021 год законодательно эти требования никак не оговорены, но есть негласные правила делового оборота. И согласно им, существует три основных формы печати:

• круглая печать диаметром 38-42 мм;

• треугольная печать с равными сторонами 38-42 мм;

• прямоугольная печать, в которой длина одной стороны – 35-50 мм, длина второй – 70-100 мм.

Информация, которую желательно указать в печати:

• полное имя ИП;

• название организационно-правовой формы – «индивидуальный предприниматель»;

• юридический адрес;

• государственный регистрационный номер из реестра.

Жестких требований законом к печати не утверждено. Есть список обязательных сведений для указания на печати и перечень того, чего не печати быть не должно.

Печать должна содержать:

• название организационной формы предприятия: индивидуальный предприниматель,
• ФИО ИП,
• город,
• номер ОГРНИП,
• ИНН.

Запрещается использовать на печати:

• герб России и изображения с ним, иначе предусмотрен штраф до 150 тыс. рублей,
• муниципальную и региональную символику,
• логотипы других организаций и ИП.

В 2023 году индивидуальным предпринимателям печать нужна в следующих случаях:

• При найме персонала: записи в бумажных трудовых книжках обязательно заверять именно печатью
• При участии в тендерах: чтобы котировочную заявку одобрили
• При открытии счета в некоторых банках: По закону наличие печати не обязательно (об этом говорил в своих разъяснениях Центробанк), но иногда банки в своих внутренних правилах предусматривают такое требование

Как отказаться от использования печати

Если организация или ИП до сих пор при оформлении своей документации используют печати, то сейчас самое время отказаться от их использования. Как мы уже говорили, ни законодательство, ни практика разрешения судебных споров не обязывают их применять.

Если в уставе организации не закреплено использование печати, отказаться от нее можно, просто уведомив об этом своих контрагентов.

Если же говорить об ИП, то они вообще всегда использовали и используют печати исключительно по собственной прихоти. Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» никогда не обязывал предпринимателей заводить и использовать печати.

Поэтому ИП также могут отказаться от печатей, лишь предупредив об этом своих контрагентов в любой удобной для них форме.

Несколько иначе обстоят дела в тех случаях, когда обязанность по применению печати закреплена в уставе организации. Но и здесь отказ от печати не представляет никакой трудности – достаточно просто внести соответствующие изменения в устав, убрав из него упоминания о печатях.

Таким образом, использование печати сегодня не является законодательной обязанностью. Применение печатей – это скорее дань многолетней традиции. При этом не следует забывать о том, что далеко не все традиции одинаково хороши.

Единственное предназначение печати – это удостоверение подлинности совершенной в документе подписи, и на сегодняшний день с этой задачей она справляется гораздо хуже, нежели та же электронная цифровая подпись.

Если предприниматель решил, что нужно регистрировать печать ИП, требуется правильно это выполнить. Для процедуры требуется:

• заполнение заявления;
• сбор документов (паспорт, ИНН, ОГРНИП);
• предоставление всего этого в фирму, которая выполняет данную работу;
• выбор внешнего вида оттиска и печати;
• оплата за работу;
• время на выполнение заказа;
• получение заказа по паспорту или доверенности;
• регистрация печати (выполняется при желании).

Если изготовлена новая печать, все предыдущие будут недействительными.

Что делать при пропаже или краже

От этих случаев не застрахован никто. Предприниматель или его доверенное лицо может потерять печать или ее могут украсть. Разницы в этом почти нет. В данном случае требуется:

• написать заявление в полицию;
• получить в ОВД справки для создания новой печати;
• обратиться в налоговую для исключения их из реестра, если она была там зарегистрирована;
• разместить оповещения о краже в СМИ, чтобы защитить контрагентов от мошенников.

Требования к информации на печати

Четко установленных требований к информации на печати ИП российским законодательством не установлено. Однако, она должна соответствовать требованиям, установленным Постановлением Госстандарта РФ № 573-ст от 25 декабря 2001 г. (ГОСТ Р 51511-2001).

Выглядеть печать ИП должна так, чтобы по ней можно быстро идентифицировать ее владельца. Так, на нее должны быть нанесены:

• аббревиатура «ИП» или фраза «Индивидуальный предприниматель»;
• Ф. И. О. ИП (полностью или инициалы);
• ОГРНИП;
• город (другой населенный пункт), где открыто ИП (так, «Белгород» или «Магнитогорск»). При этом адрес госрегистрации (юр. адрес) ИП не указывается. Ведь он есть в ОГРНИП;
• логотип, товарный знак (при наличии).

Для начала следует разобраться с вопросом может ли ИП работать без печати в 2023 году. Российские законы не требуют обязательного наличия печати у предпринимателя. Заверять документы (декларации, договора и другие бумаги) бизнесменам разрешается собственной подписью. Иногда при этом необходимо поставить обозначение «б/п».

Однако есть ситуации, в которых ИП обязан располагать печатью. Это относится к бизнесменам, которые:

• Нанимают сотрудников — запись в трудовой книжке действительна только при наличии печати.
• Оформляют приходные кассовые ордера и путевые листы — их подлинность может подтвердить только оттиск.
• Работают с БСО (накладными, товарными чеками и т. д.) — подписание такой документации в обязательном порядке сопровождается постановкой печати.
• Участвуют в госзакупках — заявку без оттиска просто не примут.

Иногда требования печати для ИП в 2023 году предъявляют банковские учреждения при открытии расчетного счета. Такие правила устанавливаются внутренними актами банка. А вот с чековыми книжками работа возможна исключительно с печатью.

Подавать регистрационные документы на открытие ИП надо в ту налоговую, которая занимается регистрацией, и к которой вы относитесь по прописке. Кроме нее есть еще территориальные ИФНС. Они не регистрируют новые организации, а принимают отчётность от уже существующих.

Подать заявление на регистрацию вас в качестве индивидуального предпринимателя можно самому, а можно через представителя. Есть несколько вариантов подачи документов, независимо от того, кто подает: вы сами или ваш представитель.

1. Подать документы непосредственно в ИФНС. Вы получите уведомление об открытии ИП и выписку из ЕГРИП через 3 рабочих дня, если с документами все в порядке. Обычно налоговые специалисты во время приема документов говорят, есть ли ошибки. Если будут ошибки, вам укажут на них и отправят исправлять.
   Вы можете подать документы повторно, предварительно исправив все ошибки, вложив недостающие документы. Платить госпошлину повторно при этом будет не надо, если вы успеете подать регистрационный пакет в течение 3-х месяцев с даты отказа. Если обратитесь позже, следует опять уплатить госпошлину.
2. Обратиться в МФЦ. Вы можете подойти непосредственно в сам центр, взять талончик электронной очереди и подать документы. Можете записаться на прием на сайте МФЦ на удобные вам день и время. Консультанты центра примут у вас документы без проверки, так как МФЦ выступает лишь посредником между ФНС и гражданами. Налоговых специалистов в МФЦ нет, и вас не смогут проконсультировать по правильности заполнения документов.
   Если МФЦ работает с электронным документооборотом, то вас зарегистрируют за те же 3 дня. Иногда МФЦ требуется время для доставки документов в регистрирующую ФНС. Поэтому срок регистрации надо уточнять в самом центре.
   Если МФЦ использует электронный документооборот, то пошлину вам платить не надо. Уточните этот вопрос в самом МФЦ до оплаты госпошлины.
3. Отправить документы курьерской службой или почтой ценным письмом с описью вложений. При этом способе заявление Р21001 и копию паспорта заявителя надо нотариально удостоверить. Обязательно вложите квитанцию об оплате госпошлины.
   ФНС при этом способе зарегистрирует вас за 3 рабочих дня с момента получения документов. Как быстро ФНС получит ваше заявление, будет зависеть от скорости работы почты или курьерской службы. Поэтому срок регистрации ИП увеличивается на срок доставки.
4. Удаленно через сайты Госуслуг или ФНС. Если документы подаются с использованием электронной цифровой подписи, то нотариального заверения не требуется и оплата пошлины не нужна.
5. Подать документы через нотариуса. Вам надо обратиться в нотариальную контору с регистрационными документами. Нотариус заверит их своей электронной подписью и отправит в ФНС. Госпошлину платить при этом не надо, но нужно оплатить услуги нотариуса. Конкретную стоимость уточните в нотариальной конторе.

ФНС вынесет отказ в регистрации ИП, если гражданин, согласно закону, не имеет права становиться индивидуальным предпринимателем:

1. Если физ. лицо состоит на государственной службе. Например, физ. лицо — военнослужащий или судья.
2. Гражданин является недееспособным. В РФ дееспособными признаются граждане, достигшее 18 летнего возраста. Дееспособность можно установить и раньше, для этого надо:
   • заключить брак, который является основанием считать гражданина полностью отвечающим за свои действия
   • иметь судебное решение о признании несовершеннолетнего дееспособным
3. Если иностранный гражданин находится на территории РФ незаконно.
4. Если заявитель признан банкротом.
5. Если гражданин уже является ИП. Стать индивидуальным предпринимателем дважды нельзя. Можно возобновить ранее приостановленную деятельность.
6. Если на заявителя наложен судебный запрет на ведение предпринимательской деятельности.

Наиболее частые причины отказа в регистрации ИП — это некомплектность документов либо наличие в них ошибок, помарок, неточностей.

Вы 100% получите отказ в регистрации ИП, если подадите документы не в ту налоговую или выберете запрещенный вид деятельности.

ИП не имеет право заниматься:

• изготовлением и продажей спиртных напитков
• разработкой, производством и обслуживанием авиатехники
• производством лекарственных препаратов
• охранными услугами
• изготовлением, продажей и утилизацией боеприпасов, военной техники, пиротехнических изделий четвертого и пятого класса
• продажей электроэнергии
• экспертной оценкой промышленной безопасности
• трудоустройством гражданин России за пределами государства
• деятельностью, которая связана с космосом
• созданием инвестиционных и пенсионных фондов
• воздушными грузовыми или пассажирскими перевозками

Как быстро получить ЭП в аккредитованном удостоверяющем центре

Электронная подпись в УЦ ФНС оформляется только для юридических лиц (руководителя), индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов. Сотрудникам компании или работникам предпринимателей доступно быстрое получение квалифицированного сертификата в любом коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре. До 22 марта 2022 года это можно сделать без доверенности, но тогда сертификат будет действовать только до конца года. При наличии электронной доверенности электронная подпись оформляется на полный срок действия, без ограничений.

Важно учесть, что электронная подпись сотрудника — это ЭП физического лица. Однако в данном случае можно использовать любой сертифицированный токен для записи информации и любое СКЗИ (криптопровайдер) для работы с ЭП, в том числе бесплатное программное обеспечение, например ViPNet CSP. Таким образом, оформление электронной подписи физическому лицу (для сотрудника) обойдётся намного дешевле, чем для бизнеса — руководителю юридического лица или индивидуальному предпринимателю.

Чтобы заказать носитель для получения электронной подписи в УЦ ФНС или услугу техподдержки сертификата, оставьте заявку.

Обращаться за изготовлением печати необходимо в специализирующиеся салоны. Они могут предложить на выбор уже готовые шаблоны и удобный вариант оснастки. Предпринимателю потребуется лишь указать свои реквизиты и дополнительные сведения, которые он хочет видеть в печати.

Ручная оснастка является самой простой и дешевой, ее удобно брать с собой. Автоматическая также достаточно удобна и в хранении и в обращении. Ее изготавливают в компактном закрывающемся корпусе, который защищает печать от порчи. При этом не требуется носить с собой подушечку с краской, в автоматической оснастке она уже установлена.

Стоимость изготовления печати колеблется в пределах от 300 до 2000 рублей.

Сроки изготовления зависят от сложности работы и могут составлять несколько часов или дней.

Чтобы заказать изготовление печати, потребуется:

• обратиться в сервис «По изготовлению печатей и штампов» с заявлением;
• предоставить документы: паспорт, ИНН, ОГРНИП.
• ознакомиться с предложенными образцами печатей и выбрать подходящий вариант;
• заключить договор и произвести оплату;
• срок изготовления оговаривается и указывается в договоре и в назначенный день ИП должен явиться за готовой печатью с паспортом. Разрешено направить за получением доверенное лицо, которое обязательно должно иметь при себе доверенность и личный паспорт;
• зарегистрировать печать при желании в ФНС.

Уделяя особое внимание защищенности печати от подделок, используются дополнительные современные средства:

• Гильоширные сетки до 0,1 мм.;
• Химические или ультрафиолетовые метки;
• Многоцветность;
• Гравировку изображений;
• Двумерный штрих-код.

Плюсы и минусы штемпеля

Как уже говорилось ранее, нужно ли для ИП делать печать или нет – предприниматель определяет сам, но при этом ему стоит учесть не только достоинства, но и недостатки использования инструмента. К первой группе относятся:

1. Увеличение числа потенциальных клиентов, контрагентов. Государственные компании обычно отказываются от сотрудничества с потенциально ненадежными поставщиками, а наличие клише может повысить уровень доверия к бизнесмену.

2. Возможность нанимать людей на работу с соблюдением всех норм трудового законодательства.

3. Шанс полностью отказаться от приобретения кассовой техники, но только в случае, если такой вариант предусматривается используемой системой налогообложения.

4. Повышение уровня доверия ко всей компании, а значит и статуса.

5. Возрастание безопасности в сфере взаимодействия с другими организациями.

Что касается минусов, их гораздо меньше. Самыми неприятными можно считать:

1. Единовременные расходы на производство штемпеля.

2. Необходимость постоянно носить штамп с собой.

3. Высокий риск потерять оттиск или стать жертвой преступников.

В целом преимущества явно выигрывают на фоне недостатков, а значит именно на них следует опираться при выборе.

Для изготовления инструмента следует обратиться в один из специализированных центров, занимающихся созданием оттисков. Они могут предложить несколько стандартных вариантов или воспользоваться вашим образцом в качестве основы.

Дополнительно придется определиться и с типом штемпеля – автоматический или ручной. Второй несколько меньше и дешевле, но первый удобнее в использовании, особенно если требуется простановка штампов на большом количестве документов.

Важным является производитель основы для печати. Китайские изготовители часто экономят на материалах, потому готовые инструменты служат непродолжительное время. Европейские более устойчивы в эксплуатации, хотя и стоят дороже. По возможности стоит остановить свой выбор именно на таком варианте.

Обязательно ли наличие печати

В соответствии с нормами закона индивидуальный предприниматель не входит в круг субъектов хозяйствования, которые должны иметь печать в обязательном порядке. Право на принятие решения о том, изготовлять свой собственный оттиск или нет, остается за ИП.

Чтобы сделать правильный выбор, необходимо более детально ознакомиться с плюсами и минусами наличия печати. Данная информация позволит взвесить все «за» и «против» и принять наиболее оптимальное решение.

Итак, что дает наличие печати своему обладателю?

Преимущества:

• наличие оттиска на документации обеспечивает дополнительную защиту от подделок;
• упрощает процедуру открытия расчетного счета в финансовом учреждении, поскольку в некоторых банках наличие оттиска является одним из основных условий реализации данной процедуры;
• наличие печати положительно сказывается на репутации ИП, что способствует сотрудничеству с более крупными и серьезными компаниями.

Недостатки:

• все документы ИП, имеющего печать, должны быть удостоверены оттиском, из чего следует, что предприниматель должен постоянно носить его с собой;
• изготовление и уход за печатью требуют дополнительных расходов. Чтобы оттиск был качественным, необходимо периодически менять штемпельную подушку и заправлять печать мастикой.

Есть ли необходимость в печати, плюсы и минусы её применения

Законодательно наличие печати у ИП по-прежнему осталось необязательным. Скажем, если предприниматель работает в сфере услуг населению и получает только наличную оплату в кассу – печать ему действительно может не требоваться. Ну а в случае разовых возникновений этого вопроса (например, при заключении договора аренды), контрагенту чаще всего достаточно предоставить справку, заверенную личной подписью ИП, где, ссылаясь на письмо УФНС N 28-10/1523 9 от 28.02.2006 будет разъяснено, что он работает без применения печати.

Такой документ составляется в свободной форме, главное, чтоб в нём были отражены реквизиты ИП:

1. Фамилия, имя, отчество.
2. ИНН.
3. ОГРНИП.
4. Желательно также указать адрес и телефон.

Такой справкой контрагент обезопасит себя при возникновении каких-либо судебных тяжб: ведь если у ИП в действительности имеется личный оттиск, но он не поставил его на договоре – документ можно будет признать недействительным.

Юридически для открытия счёта в банке, чтобы предприниматель мог производить безналичные расчёты, штамп тоже необязателен. По факту же банки значительно лояльней относятся, если она есть, и не так досконально изучают идентичность подписи при каждом её употреблении.

Однако, во многих случаях, особенно если предприниматель предполагает развивать свой бизнес, без печати всё же не обойтись:

• предприниматель работает без кассы, личный оттиск обязан присутствовать на бланках строгой отчётности (БСО);
• ИП решил принять на работу сотрудников – записи в трудовой книжке должны скрепляться печатью;
• планируется снимать деньги с расчётного счёта посредством чековой книжки;
• есть необходимость выписывать путевые листы;
• есть намерение участвовать в государственных заказах и тендерах – заявка, если на ней не стоит оттиск индивидуального предпринимателя, будет отклонена;
• при подписании товарных накладных. C точки зрения гражданского кодекса, если у ИП нет личного оттиска – сделка считается законной, но (!) для проверяющих структур документы являются правильно оформленными, если они строго соответствуют унифицированной форме (в случае с накладной – это ТОРГ-12, а на ней предусмотрено место для печати). Естественно, далеко не все контрагенты удовольствуются письмом о неиспользовании печати и захотят рисковать санкциями из налоговой. Они будут требовать подписание по всем нормам или могут отказаться сотрудничать.

Присутствие печати также положительно влияет на имидж бизнеса в целом, увеличивает степень доверия к нему и, соответственно, дат возможность сотрудничества с более крупными и перспективными партнёрами.

Требования к печати для ИП

Требования условно можно разделить на два вида.

1. Обязательные. Без них штамп будет считаться недействительным.

Что обязательно должно быть на печати ИП:

• ФИО ИП;
• номер свидетельства о государственной регистрации (ОГРНИП);
• форма собственности — «Индивидуальный предприниматель».

1. Необязательные. Отсутствие одного из таких элементов никак не влияет на ее применение. Что еще можно разместить:

• ИНН физического лица;
• место регистрации ИП (например, город);
• вид деятельности;
• фирменную эмблему;
• защитные рисунки;
• элементы декора и др.

Что запрещено размещать на печатях для ИП:

• официальную символику Российской Федерации (двуглавый орел, отличительные знаки федеральных министерств и ведомств и т.д.);
• символику субъектов РФ и символику муниципалитетов;
• символы и изображения, запатентованные другими организациями или ИП;
• товарные знаки и марки брендов.

Похожие записи:

• Ваша заявка уже обрабатывается
• Разногласия по классификации объектов на движимое имущество и недвижимость
• Разрешение на оружие в 2023: пошагово как получить