Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на работу с электронной трудовой книжкой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров. В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы. При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.
Подробно как оформить трудовую книжку впервые узнайте здесь.
Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:
Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью. Правильный формат заполнения даты: 05.03.2023. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей. Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.
Требования к записям, заносимым в трудовую книжку
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, должны быть аккуратными, с использованием световодостойких чернил, отличающихся черным, синим или фиолетовых цветом. Никаких сокращений не допускается. Например, заменять слово «приказ» сокращением «пр.» или заменять слово «переведен» сокращением «пер.», или заменять слово «распоряжение» сокращением «расп.» запрещается.
В соответствии с новыми правилами, действующими с 1 сентября 2021 года, для полного или частичного внесения записей можно воспользоваться техническими средствами, например, оттиском печати или штампа, посредством переноса красителей. Использование штампов, по новым правилам, разрешено. Для написания порядкового номера записи и даты используют арабские цифры. Месяц и число заносятся в виде двузначных цифр.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Как заполнить трудовую книжку впервые
Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.
Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями. Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:
- фамилию, имя и отчество владельца книжки,
- дату рождения,
- образование,
- профессию и специальность.
После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.
Заполнять трудовую книжку «от руки» необязательно
В новых правилах ведения трудовых книжек «узаконят» право организации проставлять штампы.
По действующим сейчас правилам Инструкции № 68, записи в трудовую книжку можно вносить только ручкой: перьевой, гелевой или шариковой.
Правда, многие давно уже вместо вписывания данных о компании, ставят в книжке штамп со всеми необходимыми реквизитами. Роструд разрешил это делать письмом 19.08.2015 № 1922-6-1.
Теперь, ставить штампы в трудовой книжке разрешать на официальном «высоком» уровне — пропишут в новых правилах.
Цитата из новых правил: записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).
Сведения о трудоустройстве
При внесении сведений о приёме на работу стоит соблюдать следующие правила. Если будет допущена ошибка, при оформлении данных записей, то за нею должна последовать запись о том, что предыдущая запись является не действительной, затем вносится правильная запись. Все 3 записи нумеруются в таких случаях отдельно.
Сведения о приёме сотрудника на работу должны быть внесены в раздел «Сведения о работе», согласно следующему порядку:
- В 1 графе указывается порядковый номер записи;
- Во 2, дата зачисления работника в организацию;
- В 3 графе пишется следующее – «Принят/Принята в отдел (указывается название) на должность (указывается должность)»;
- В 4 графе указывается номер и дата документа, на основании которого сотрудник принят на работу.
- В 3 графе так же указывается название организации, её реквизиты, ставится печать.
Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР
Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.
При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.
Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.
Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).
Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.
В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.
Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:
- При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
- В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
Трудовая книжка (образец записи о приеме на работу)
Все записи в трудовую книжку вносятся согласно Правилам, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 и Инструкцией, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Бланк трудовой книжки заполняется вручную, черными или синими чернилами, на русском языке. Не допускаются сокращения, зачеркивания ранее внесенных записей и исправления.
В новой трудовой книжке сначала заполняется титульный лист, в который вносятся:
- Ф.И.О. работника как указано в его паспорте, без сокращений,
- дата рождения,
- образование (не заполняется, если обучение еще продолжается),
- профессия и специальность как в дипломе.
Титульная страница формы трудовой книжки (бланка) заверяется самим работником и подписывается лицом, отвечающим за выдачу трудовых книжек, ставится печать организации или кадровой службы.
Изменения внесенных в титул данных (например, фамилии) оформляется зачеркиванием прежних данных (кроме данных об образовании) и внесением новых, а на внутренней стороне обложки указывается и заверяется работодателем основание изменений.
Раздел «Сведения о работе»:
- сначала в виде заголовка указывается наименование работодателя (организации или ИП) в графе 3; если наименование меняется, то об этом делается отдельная запись с указанием нового названия, даты переименования и приказа;
- графа 1 – порядковый номер записи; последовательная нумерация должна проходить через все записи раздела;
- графа 2 – дата приема работника (арабскими цифрами в формате дд.мм.гггг.);
- графа 3 – запись о приеме, или назначении на работу, в какое структурное подразделение, наименование должности, специальности и т.п.;
- графа 4 — реквизиты приказа, на основании которого сделана запись.
Как заполнять трудовые книжки с 1 сентября 2021 года
Запись в трудовую книжку по-прежнему будет вноситься основным работникам, которые проработали более пяти дней. Вносить запись можно будет с помощью штампов, а не только от руки.
По новым правилам в случае увольнения надо будет указывать не только статью и пункт, но и ее часть. При выдаче трудовой книжки указывайте реквизиты заявления, а не приказа. В случае, если сотрудник переводится в другое подразделение, потребуется указывать больше сведений: наименование организации или ИП, где он будет работать. Запись о совместительстве сможет вносить не только работодатель по основному месту, но и тот, у кого сотрудник совместительствовал. Это возможно в том случае, если на данный момент человек нигде не работает, но захотел, чтобы запись о совместительстве была в его трудовой книжке.