Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Распространенный прием при написании акта. Образцы актов. Что такое акт». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Акт приемки работ — своего рода гарантия от возникновения судебных споров и разногласий. Если же подобное разбирательство все же возникает, акт становится доказательным документом. Отсутствие акта суд может расценить, как пренебрежение к законодательно установленной процедуре сдачи-приемки работ, что в свою очередь может повлечь наложение штрафных санкций со стороны контролирующих структур.
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
- фиксация фактов и событий в акте производится оперативно: в день их выявления/наступления или в специально обозначенный, но ограниченный период времени;
- чтобы избежать субъективных оценок, факты/события устанавливаются не одним человеком, а коллегиально. Считается желательным, чтобы число принимающих участие в этом процессе лиц было от 3 человек. Это могут быть специально назначенные сотрудники или комиссия 2, каждый при этом наделяется равными полномочиями, которые прекращаются после полного выполнения поручения и оформления акта. Полномочия могут предоставляться и по должности, прежде всего сотрудникам, осуществляющим контрольно-надзорную деятельность как во внешней среде, так и внутри организации (руководитель службы внутреннего контроля, заведующий архивом, начальник отдела кадров и т.п.) с целью оперативного документирования выявленных нарушений, фактов, фиксации результатов проверок;
- для организации работы комиссии из числа ее членов назначается председатель, который по обычаю делового оборота имеет право решающего голоса в процессе оценки фактов, т.е. практически в акте фиксируется та оценка, которую четко формулирует председатель. Такая практика заимствована из деятельности постоянно действующих комиссий, которые создаются, как правило, в статусе коллегиальных совещательных органов;
- поскольку факты устанавливаются коллегиально, в акте оформляются подписи всех участников, но каждый член комиссии имеет право на особое мнение, которое может быть оформлено:
- на самом акте ниже подписи (см. Пример 7);
- как самостоятельный документ, прилагающийся к акту (в форме служебной записки или документа с наименованием «особое мнение», «замечания», см. Пример 8). Он может быть также направлен непосредственно тому должностному лицу, на основании решения которого была создана данная комиссия;
- в процессе работы специально образованной комиссии любой ее член (например, в порядке очередности) может документировать факты – для составления актов секретарь в комиссии, как правило, не назначается;
- текст акта должен быть кратким и точным, при изложении текста не допускаются канцеляризмы («Мы, нижеподписавшиеся…», «…настоящий акт о следующем:» и др.);
- результаты работы комиссии могут утверждаться руководителем, по поручению которого она работала. На основании коллегиально установленных фактов часто принимаются управленческие решения, которые фиксируются уже в последующих распорядительных документах.
Если говорить о разновидностях акта, то их множество. Коллегиально могут устанавливаться факты (события, действия), относящиеся как к основной деятельности организации (приемка-сдача основных средств, инвентаризация, прием-передача результатов исполнения договоров и т.п.), так и к оперативным вопросам (нарушение трудовой дисциплины конкретным работником, прием-передача документов и дел по должности и т.п.) 3.
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
- Государственный герб Российской Федерации или
- герб субъекта Российской Федерации,
- эмблема, товарный знак.
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
- в деятельности внутренних структурных подразделений (например, акт проверки трудовой дисциплины, непредставления работником объяснений и т.п.), а также
- в деятельности филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений, если их руководители создают комиссии для фиксации фактов по основным направлениям деятельности (акт инвентаризации, аттестации, установления квалификации работников и т.п.).
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного…
Когда составляется акт проверки
Формы актов поверки и порядок проведения мероприятий органами государственной власти Вы найдете в ведомственных приказах, а также нормах Федерального закона от 26.12.2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Порядок обжалования таких документов закреплен в приказах (административных регламентах). Рекомендации по составлению размещены на нашем сайте.
Если требуется составить акт проверки деятельности работника, то необходимо обратиться к нормам Трудового кодекса РФ. Большинство актов в отношении работников составляются в рамках служебных проверок с соблюдением требований ст. 193 ТК РФ. На сайте можно найти образец , и др.
Акт выполненных работ
Еще один важный документ. Многих людей интересует, как заполнить акт выполненных работ или оказанных услуг, поскольку этот документ имеет большую популярность. Оформляется он в тех случаях, когда исполнитель с целью подтверждения факта выполненных им действий по договору отчитывается заказчику. В такой бумаге в обязательном порядке нужно отобразить, какие именно виды работы были сделаны, а также их стоимость.
Стоит упомянуть, что стандартной формы у данного документа не имеется за одним исключением. Специально для людей, которые осуществляют строительно-монтажные работы, власти разработали типовую форму под номером КС-2, которой строители должны обязательно пользоваться. Но во всех остальных случаях форма текста остается произвольной.
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Основные проблемы российской системы права
В процессе своего становления российская правовая система в большей степени подверглась влиянию западного права, чем восточного. Для России всегда была характерна низкая правовая грамотность граждан, их «отрешенность» от законодательства. Граждане вроде бы живут в рамках законодательства, но при случае становятся незащищенными, в силу незнания своих прав и обязанностей.
Конечно, о проблемах права нужно говорить в рамках отдельной статьи, поскольку в каждой отрасли есть свои недочеты.
Но, если рассматривать систему законодательства Российской Федерации в общем, можно выделить ряд проблем:
- Пробелы. Общество и государство всегда в процессе развития, порой случается так, что какие-то отношения и обязательства остаются, не урегулированы.
- Отсутствие единого толкования. Нормативные документы при отсутствии официальных разъяснений, допускают существование нескольких мнений по одному и тому же вопросу.
- Нет единых принципов, по которым нормативные акты должны вступать в силу, нет общих правил установления сроков публикации.
Ценность и значимость закона выявляются только в процессе его работы. Мало выпустить, нужно еще определить его сферу действия.
Во-первых, они не всегда обязательны для исполнения. Моментом, с которого соблюдать закон становится необходимо, а за неисполнение наступает ответственность, считается время его вступления в силу. Его обязательность длится до отмены или прекращения действия.
Во-вторых, отдельные законы, относящиеся к подвиду специальных нормативных актов, работают для некоторых категорий лиц, например, медицинских работников, военнослужащих, многодетных семей. По принципу территориальности они распространяются на резидентов страны или временно пребывающих иностранных граждан, которые находятся здесь во время их действия.
Работа по подготовке правовых актов − значимая и обоснованная деятельность государства, а сами они, в любом своем варианте, необходимый регулятор общественных, политических, экономических и межличностных отношений.
Что должно содержаться в документе?
Обычно акты о нарушении дисциплины создаются или представителями кадрового отдела, или руководителями подразделений. Как правило, формы подобных документов не установлены законом. То есть, акты создаются в произвольной форме. Но в них должна содержаться обязательная информация:
- Дата и место оформления документа.
- ФИО, должность и инициалы лица, составившего акт.
- Лица, в присутствии которых сформирован документ (их ФИО и должность).
- Нарушение сотрудника, из-за которого составляется акт.
- Объяснения, данные работником касательно нарушения.
- Подписи свидетелей, которые присутствовали при оформлении.
- Подписи лиц, оформлявших акт.
- Подпись сотрудника, подтверждающая ознакомление с документом.
Трудящийся, допустивший нарушение, должен быть ознакомлен с документом под роспись. Работник может отказаться в проставлении росписи. В этом случае в том же акте ставится отметка об отказе. Она заверяется подписями свидетелей и лиц, составляющих документ.
Коллегиальный документ
Отличие акта от других видов фиксирующих событие документов состоит в его коллегиальности. Это означает, что для создания акта созываются группы или комиссии, как на временной основе, так и на постоянной.
Постоянные комиссии, как правило, функционируют на предприятиях и организациях и создаются либо по распоряжению руководителя этого предприятия, либо по приказу, поступившему из вышестоящей организации. В сфере ведения подобных комиссий, как правило, находится:
- проведение ревизий и контроля;
- фиксация несчастных случаев или последствий стихийных бедствий на производстве;
- прием-сдача продукции, зданий, автомобилей и иных материальных ценностей, входящих в основные фонды;
- проведение ликвидации основных средств;
- инвентаризация.
Некоторые бухгалтерские акты, составляемые постоянными комиссиями, имеют самостоятельный юридический характер, становясь основаниями для внесения претензий и судебных исков, например, акты о расхождениях по количеству или качеству, акты о повреждении грузов и т.д.
Временные группы привлекаются к составлению акта обычно в неких экстраординарных случаях, например:
- при вскрытии квартиры в случае затопления;
- при выселении;
- при обследовании жилищных условий и т.д.
Акт является неотъемлемой частью многих юридических процедур. Это официальный документ, который фиксирует определенные события или действия.
Акты могут быть необходимыми для подтверждения выполнения работ, продажи товаров, оформления сделок, получения компенсации за ущерб, а также других деловых операций.
Кроме того, акт является важным доказательством в судебных процессах или других юридических казусах, поэтому оформление акта должно происходить с большой ответственностью и в соответствии с установленными правилами.
Важно отметить, что акт должен быть составлен по существу и факту, а не быть лишь формальным документом. В нем необходимо четко и точно указать все детали и действия, которые должны быть зафиксированы. Это поможет избежать несовпадений и конфликтов в будущем.
Шаг 4. Опишите суть происшествия
Шаг 4.1 Введите дату и время происшествия. Этот блок должен быть заполнен на основе предоставленных доказательств и свидетельств.
Шаг 4.2 Запишите все, что вы заметили и что произошло во время происшествия. Возможно, вам придется сделать это в течение нескольких минут после происшествия, поэтому следует обращать внимание на каждую деталь.
Шаг 4.3 Проведите интервью с людьми, которые были свидетелями происшествия. Спросите их лишь то, что касается самого происшествия; не вводите их в заблуждение и не задают личных вопросов. Запишите их ответы на бумаге или в электронном виде.
Шаг 4.4 Опишите суть происшествия подробно, но вместе с тем конкретно и четко. В тексте должны быть упомянуты все факты и подробности, которые вы смогли узнать в результате расследования. Если вы не уверены в достоверности каких-то данных, указывайте это отдельно.
Шаг 4.5 Указать участников происшествия в хронологическом порядке. В этом списке нужно указать фамилию, имя и отчество каждого из участников, их роль в происшествии (пострадавший, виновник, свидетель и т.д.) и информацию о том, куда они были доставлены после происшествия в случае, если это произошло.
Шаг 4.6 Правильное описание происшествия является ключом к успеху в расследовании. Необходимо строго следовать правилам и никогда не забывать о четкой формулировке каждой фразы и слова.
Правила составления акта
Акт выполненных работ – это документ, который заполняется в порядке приема-передачи работ между сторонами договора. Он является юридическим документом, удостоверяющим факт выполнения работ по договору и содержит информацию о проделанной работе.
При составлении акта нужно придерживаться определенных правил и требований. Во-первых, форма акта должна соответствовать установленным законодательным требованиям. Во-вторых, акт заполняется всеми сторонами договора, подписывается и скрепляется печатями компаний.
Основные элементы акта включают: наименование документа, дату его составления, данные о сторонах договора, описание выполненных работ, их объем, сроки и стоимость. Кроме того, в акте указываются все необходимые приложения, такие как чертежи, схемы или фотографии.
Составление акта является важной стадией в процессе выполнения работ. Неправильное оформление акта может привести к юридическим последствиям или спорам в будущем. Поэтому, для обеспечения правильности составления акта, можно использовать готовые шаблоны или образцы, доступные в Интернете. Такие шаблоны упрощают процесс заполнения акта и помогают избежать ошибок в оформлении.
Цель составления актов
1. Регистрация и фиксация событий и фактов
- Акт даёт возможность официально зафиксировать происшедшее событие или конкретные обстоятельства.
- Акт может быть основой для дальнейших действий и мероприятий в соответствующей сфере.
2. Установление прав и обязанностей
- Акт может содержать установление прав и обязанностей для лиц, на которых они распространяются, и является юридически значимым документом.
- Составление актов помогает урегулировать правовые отношения между субъектами и обеспечивает их законное и справедливое разрешение.
3. Подтверждение фактов и их документирование
- Акт служит доказательством совершения определенных действий или наличия определенных обстоятельств.
- Он имеет юридическую силу и может использоваться в качестве основы для принятия решений о дальнейших действиях.