Под контролем: сверка взаиморасчетов и акт сверки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Под контролем: сверка взаиморасчетов и акт сверки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Сверка долгов и корректировка ошибок необходимы для проведения внутренней проверки. Стороны сверяются с целью выявления ошибок в бухгалтерском учете и отражении операций. К сожалению, механические ошибки неизбежны, поэтому для их контроля и предупреждения нужна сверка. Если данные у организации и контрагента совпадают, значит, учет ведется правильно. При обнаружении ошибок будет проводиться корректировка задолженности.

Какие проводки использовать

Покажем на примере. Пусть по результатам сверки в акте выявлены расхождения по учтенным работам. Специалист отразил 10 000,00 рублей, но работы оказаны на 15 000,00 рублей. Представим проводки по корректировке данных в таблице:

Сверка – это инвентаризация активов и обязательств

Согласно 27 пункту Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, подготовка годовой бухгалтерской финансовой отчетности предполагает проведение инвентаризации активов и обязательств организации. Правила инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Цель проведения инвентаризации – установить, соответствуют ли данные бухгалтерского учета действительному положению дел, то есть наличию имущества и обязательств.

Инвентаризация или ревизия расчетов с поставщиками, покупателями, кредиторами и т.п. проводится с помощью сверки расчетов.

Что уточняем во время сверки:

• дебиторскую задолженность — имущество организации,
• кредиторскую задолженность и резервы — финансовые обязательства.

Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности

Почему еще так важен факт подписания акта сверки стороной должника? Почему важно зафиксировать дату этого подписания? Дело в том, что подписание акта сверки должником является фактом признания им долга и «обнуляет» срок исковой давности по долговым обязательствам, который составляет 3 года. Срок исковой давности после подписания должником акта сверки начинает идти заново. Для взыскания долга в суде, повторимся, требуется подтверждение первичными документами. Подписанный акт пролонгирует долг, но не является финальной аргументацией для возврата долга.

Важно: если кредитор хочет списать долг с истекшим сроком давности в убыток и учесть его при налогообложении прибыли, то подписание акта сверки передвинет дату признания долга.

Для чего готовят протокол

Закон не обязывает составлять протокол о расхождениях, но на практике он становится неотъемлемой частью взаимоотношений между контрагентами, а также с государственными структурами. Он позволяет контролировать расчеты между компаниями. Чаще всего разногласия возникают из-за неточностей бухгалтерских расчетов. Составление протокола помогает выявить ошибочные данные и не допустить образования задолженностей.

Отражая серьезные ошибки в начальных показателях, эта бумага важна для улучшения дисциплины платежей. Если грамотно оформить, то часто она служит значимым доказательством в судебных тяжбах.

Обычно формируют протокол в конце года, но при необходимости и чаще — раз в квартал или месяц. Это необходимо в следующих случаях:

• при высокой стоимости продукции;
• больших объемах производимой продукции;
• крупных партиях поставки товаров;
• необходимости составлять отчетность для руководства или госорганов.

Перенос задолженности

Также нередко возникают ситуации, когда один контрагент решает оплатить задолженность другого. В таких ситуациях следует сделать перенос задолженности. Для проведения такой операции следует в документе, после выбора нужной операции указать контрагента, чьи долговые обязательства требуется перенести, далее указываем того контрагента, кто в последующем будет рассчитываться по обязательствам.

Далее заполняем все нужные реквизиты: старый и новый договор, счета учета, валюту и прочие. Также следует обратить внимание, что этот вид операции поможет не только осуществить перенос задолженности с одного контрагента на другого, но и перенос между договорами. В таком случае графы «Покупатель (поставщик)» и «Новый покупатель (поставщик)» заполняются одним и тем же контрагентом, а договоры указываются разные.

Если установлены расхождения, почему возникает необходимость корректировки

Во-первых, неправильное отражение операций в учете, как и их не отражение, искажает информацию об активах и обязательствах организации, в том числе в бухгалтерской отчетности. В данном случае из-за ошибки бухгалтера собственник бизнеса может получить неверную информацию не только о своем финансовом положении, но и о имуществе организации. Построение дальнейшего бизнес-плана на такой информации чревато разорением фирмы.

Во-вторых, любая ошибка в учете влечет к искажению налогооблагаемой базы по какому-либо налогу. Это, в свою очередь, становится причиной претензии налоговых органов в виде доначисления налогов, пени и штрафов. Неточности, которые привели не к занижению, а к переплате налогов, тоже нежелательны, ведь в таком случае бухгалтер необоснованно изъял какое-то количество оборотных средств из бюджета компании.

Предметом проверки являются взаиморасчеты с контрагентами. Контрагенты — это поставщики, подрядчики, то есть все экономические субъекты, которые выступают в роли исполнителей по государственным и муниципальным контрактам.

Взаиморасчеты — это операции в рамках одной сделки, договора, контракта. Например, перечисление аванса, поставка товара, выполнение работы, оказание услуги, окончательный расчет, перечисление оплаты, оплата путем взаимозачета и так далее. Все эти операции и подлежат проверке. По сути, заказчик и исполнитель проверяет, правильно ли все эти операции приняты и отражены в учете каждой стороны сделки.

Контролю подлежат:

• предмет, сроки действия и условия договора или контракта;
• размер задолженности (дебиторской или кредиторской);
• даты осуществления операций (начисление задолженности, перечисление аванса или оплаты);
• денежное выражение операций (размер платежа, стоимость поставки и т.д.);
• бухгалтерские операции (обороты по дебету-кредиту счетов по каждой операции);
• итоговое сальдо (величина и вид задолженности на дату проведения проверки).

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — что это?

Актом сверки взаиморасчетов между хозяйствующими субъектами называется бухгалтерский документ, в котором отражено состояние счетов контрагентов за выбранный период.

Несмотря на тот факт, что акт взаиморасчетов на практике применяется достаточно часто, никакими законодательными актами обязанность по его использованию не закреплена. Кроме того, нет и стандартизированной формы этого документа. Как разъяснено Минфином России в письме от 18.02.2005 № 07-05-04/2, хозсубъекты имеют право самостоятельно разработать форму акта сверки, отвечающую требованиям конкретной ситуации при произведении расчетов между сторонами.

Обычно акт сверки включает следующие данные (по аналогии с требованиями ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

• сведения о контрагентах: наименование, юридический и фактический адрес, регистрационные данные;
• наименование документа;
• период, за который осуществляется сверка состояния счетов;
• реквизиты договора, в рамках которого производится сверка;
• сведения о произведенных расчетных операциях в рамках названного договора за указанный период;
• указание на факт отсутствия или наличия задолженности сторон друг перед другом (во втором случае приводится также размер такой задолженности);
• подписи сторон;
• печати сторон (при наличии).

Такой документ составляется одной из сторон по взаимной договоренности (закон не регулирует, какая из сторон оформляет такой акт) и направляется второй стороне на согласование и подписание.

Если вторая сторона не согласна с актом сверки, оформляется протокол разногласий. Об этом мы более подробно поговорим далее.

Как подписать акт с расхождениями — пример

Между тем существует и практика подписания акта сверки с разногласиями. Необходимость в таком документе возникает в единственном случае — когда у одной из сторон какой-либо учетный документ отражен в бухучете в ином периоде, чем у второй стороны, и это влияет на величину оборотов за сверяемый период и на сальдо (начальное или конечное), но при этом итог расчетов к моменту проведения сверки одинаковый (т. е. не требующим корректировки).

Как подписать такой акт сверки с расхождениями? Так же, как и обычно. Получатель акта заполнит своими данными предназначенную для него часть этого документа и может обойтись без каких-либо комментариев к нему, если итоговый результат по акту окажется одинаковым. В такой ситуации образец заполнения акта сверки с расхождениями будет отличаться от обычно оформляемого при сверке только наличием несовпадающих данных по отдельным строкам.

Если же итоговый остаток на дату сверки разный, то к нему придется сделать пометку о том, что такой-то документ на такую-то сумму получен позднее, но с учетом его данных получатель согласен со сведениями, приведенными в акте составителем. В этом случае пример того, как подписать акт сверки с разногласиями, отличается от документа, оформляемого без расхождений, наличием поясняющей записи.

Как подписать акт сверки с расхождениями — образец этого документа с учетом ситуации, требующей внесения комментария, посмотрите на нашем сайте:

Как распечатать акт сверки в 1с

Существует множество программ, позволяющих заполнить акт сверки взаиморасчетов. Наиболее распространенными являются программные комплексы 1С. Прежде чем распечатать акт сверки в данной программе, его необходимо заполнить. Алгоритм заполнения стандартен для любой типовой конфигурации 1С, как для 1С.Бухгалтерия, так и для 1С.Розница.

1. При нажатии кнопки «Создать» выводится форма нового документа, в которой необходимо заполнить основные реквизиты.
2. После наполнения полей информацией следует перейти непосредственно к заполнению данных о взаиморасчетах.
3. Как только документ заполнен, он записывается с помощью кнопки «Записать». В таком виде сформированный документ отправляется на печать.
4. После согласования акта сверки и подписания его контрагентом, следует установить флаг «Сверка согласована», который запретит редактирование документа.

Акт сверки позволяет провести инвентаризацию расчетов, свериться с данными деловых партнеров, удостоверить наличие дебиторской и кредиторской задолженностей.

Скачайте шаблоны документов в форматах ворд и эксель.

Ошибки во взаимозачёте между тремя организациями

При проведении взаимозачёта необходимо очень внимательно отследить все этапы выполнения процедуры во избежание ошибок, которые нередко встречаются:

Как оформить и подписать акт сверки с разногласиями

Акт сверки с разногласиями оформляется в том случае, если вторая сторона не согласна с информацией по акту сверки. Пример этому – наличие ошибок (умышленных или нет).

Акт с разногласиями (или протокол разногласий) оформляется в свободной форме или по ранее установленному в организации образцу. При этом оформить бумагу можно и в печатном, и в бумажном варианте. Важно отразить ключевые моменты документа и подписать его.

Как оформить акт с разногласиями:

1. Написать в шапке название и номер документа, указать дату составления, дать сведения о первоначальном акте сверок, по которому есть возражение.
2. Указать сведения о сторонах (название компаний, уполномоченные лица).
3. Указать пункты, с которыми не согласна компания. Можно оформить основную часть в виде таблицы.

На примере организации ООО «Лунный свет»:

К акту разрешается прикладывать договоры, счета и прочие документы, доказывающие факт разногласий.

Как заполняются значения по дебету и кредиту

Поле по кредиту таблицы акта сверки должно содержать сведения по оплате товаров (услуг). Если у компании, составляющей акт, отражено дебетовое сальдо со знаком «+», то значит какая то часть товара (услуг или работ) контрагентом еще не оплачена. Если же сальдо отражено по кредиту, то это говорит о задолженности перед контрагентом. То есть услуг (отгрузка товаров) было выполнено меньше, чем покупатель заплатил за них.

Поле по дебету таблицы акта сверки должно содержать сведения о предоставлении услуг или товаров, а поле кредит – информацию по оплате за них. Дебетовое сальдо свидетельствует о дебиторской задолженности.

При направлении контрагенту акта сверки, к нему может прикладываться сопроводительное письмо. В данном письме указывают просьбу подписать документ, а также направить его ответным письмом по указанному адресу. Помимо этого в сопроводительном письме также указывается способ, которым могут быть урегулированы разногласия сторон.

Формулировка в сопроводительном письме может быть следующей:

«ООО «Континент» направляет ООО «Вега» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 30.09.2021 года. Просим Вас подписать акт сверки и направить его в виде скана документа по электронной почте не позднее 05.10.2021. В случае разногласий просим составить протокол разногласий.»

Похожие записи:

• Взносы на больничный лист в 2024 году
• Правила купли-продажи б/у автомобиля в 2023 году. Как лучше оформить договор?
• Завещание или дарственная: как сэкономить при передаче жилья