Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Что следует согласовывать с партнёром
- Предмет договора
Если он не согласован, договор могут счесть не заключённым.
- Схема оплаты
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Арбитражный суд Рязанской области принял сторону истца, который требовал сдвинуть сроки завершения работ на то же время, на которое задержится их оплата, независимо от прежних дополнительных соглашений (см. Решение от 15.08.2019 по делу № А54-8453/2017). Договор предусматривал только оплату авансом в похожих ситуациях по ходу работы.
Суд решил, что задержка в оплате всякой работы по дополнительным соглашениям даст исполнителю право задержать исполнение всего договора до оплаты, когда не получены все деньги по остальным договорам.
- Регламент подписания закрывающих документов
Необходим для документооборота бухгалтерии, а также для получения денег, которому закрывающие документы служат отправной точкой.
- Условия о гарантийных обязательствах.
- Сроки исполнения: начало и конец исполнения работ или поставки.
Если они не согласованы, договор могут счесть не заключённым.
- Момент передачи права собственности на товар
При международных перевозках необходимо установить, когда конкретно поставщик перестанет нести ответственность за повреждение товара и сопутствующие риски. Кроме того, следует определить регламент приёмки товара по качеству, количеству и ассортименту.
Этот регламент можно позаимствовать из Инструкции Госарбитража П-6 и П-7. Они действуют и в тех ситуациях, которые договором не регулируются. Для покупателя так выгодно, потому что процесс идёт по проверенной схеме, включающей внутреннюю проверку количества и качества. Детализация порядка приёмки грозит поставщику рисками: например, уведомление и вызов поставщика, необходимость проводить приёмку совместно.
- Добавьте условия о передаче необходимых документов в подтверждение качества закупленного товара
Сертификаты качества могут понадобиться при последующих поставках или работах. Если у материалов, применяемых на объектах, таких сертификатов не будет, эти материалы потребуется изъять из сметы. Они физически сохраняться, но не будут оплачены. Это лишний риск.
- Срок действия контракта
Бывает, что срок действия договора закончился, но этот договор не предусматривал автоматической пролонгации, если стороны не возражают. Кстати, в чек-лист можно включить напоминание о продлении договора.
- Оговорите зачёт требований
К примеру, договоры подряда нередко включают штрафы. Когда подрядчик нарушил нормативы по охране труда или пренебрегает контрольными процедурами, допустим, не сдаёт необходимые отчёты, пункт о зачёте требований может быть составлен таким образом, что штрафа будет вычитаться из суммы, которую Вам необходимо будет оплатить. В одностороннем порядке это тоже допустимо.
- Способ обеспечения обязательств, условия об ответственности сторон при невыполнении или некорректном выполнении своих обязательств
Подходящий метод обеспечения обязательств – эффективное средство минимизации рисков. Хорошо себя показали такие способы обеспечения обязательств, как залог недвижимости или ипотека. Также играет роль порядок, в котором Вы планируете взыскать данное имущество: через суд или во внесудебном порядке.
Если Вы добьётесь поручительства гендиректора, то он будет солидарно отвечать за обязательства его организации. Допустим, он берёт на себя обязанность выполнить данные обязательства в заданный срок при долге в 7 миллионов рублей и наличии договора поручительства. Если обязательства не выполняются ни фирмой, ни её генеральным директором, то контрагент получит право на взыскание с них долга в любом соотношении: к примеру, 50% на 50% или 80% к 20%.
Договор поручительства можно заключать вместе с основным договором. Следует назначить срок 2-3 рабочих дня с начала просрочки на случай ненадлежащего исполнения. Тогда у поручителя наступят солидарные обязательства.
- Порядок рассмотрения претензий
Он сыграет роль, если потребуется взыскать дебиторскую задолженность. АПК говорит, что срок хранения претензии 30 календарных дней, если в договоре не указан иной вариант. Указывать меньший срок (допустим, 14 дней) опасно тем, что претензия, направленная по юридическому адресу, может не дойти до партнёра вовремя.
- Обращение в суд
- Прочие значимые в Вашем случае детали договора
Краткое описание бизнес-процесса
Определить статус физического лица на сайте ФНС.
-
Если индивидуальный предприниматель, то заключаем договор с ИП.
-
Если самозанятый, то проверяем состоял ли граждан ранее с заказчиком в трудовых отношениях. Если да, то проверяем, прошло ли 2 года, с момента прекращения трудового договора. Если менее 2 лет, то заключаем договор ГПХ. Иначе заключаем договор с самозанятым.
-
Если не индивидуальный предприниматель и не самозанятый, то заключаем договор ГПХ.
Это только болванка, на её основе можно доделывать бизнес-процесс бесконечно.
Например, надо учесть гражданство исполнителя и т.д.
Нотация BPMN позволяет на понятном языке схем («пришел, увидел, победил»):
-
Моделировать
-
Оптимизировать
-
Автоматизировать бизнес-процесс.
В следующей статье разберемся с определением «бизнес».
ECM+ERP. В процессе исполнения договорных обязательств происходит закрытие этапов работ, оформляются закрывающие документы на поставленные товары. Создание закрывающих документов для товаров чаще в ERP, для услуг — в ECM. Также для товаров меньше свойственны процессы согласования, поэтому вероятность использования здесь ERP выше. Для услуг наоборот, чаще целесообразнее в ECM делать. Здесь часто делаются связки в комплекты, проверки содержимого (суммы, номенклатура, сроки), здесь связка с ERP почти всегда необходима, либо можно делать сразу все в ERP. Ну и после утверждения закрывающих документов информация о проводке хозяйственной операции должна отражаться в ERP. Здесь также есть и этап подписания, который удобнее делать на планшете руководителю.
Кто отвечает за договорную работу в организации
Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:
- в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
- документ становится для сторон обязательным актом.
На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:
- предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
- предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.
Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:
- при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
- централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.
Контроль за выполнением обязательств по договору
Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.
Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.
Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.
Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.
Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.
Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:
Как составить бизнес-процессы для отдела продаж
Для формирования перечня основных и вспомогательных бизнес-процессов для отдела сбыта нужно определить стратегию продаж, формат реализации товаров или услуг, сотрудников, которые будут выполнять поставленные задачи.
Перечень вопросов, которые помогут сформировать основные блоки бизнес-процессов:
- Какой продукт нужно продавать, каким целевым группам?
- Как построен отдел продаж, есть ли разбивка на хантеров, клоузеров и фермеров или распределение по продуктам, рынкам.
- Как организуются и контролируются процессы сбыта?
- С помощью каких рекламных инструментов и площадок, маркетинговых мероприятий идет поиск потенциальных клиентов?
- Из каких источников приходит трафик на сайт, страницу в социальных сетях, на входящие звонки в компанию?
- По каким этапам воронки продаж проходят новые и постоянные клиенты?
- Какие процедуры проходят после закрытия сделки?
- Как отдел продаж пересекается с другими подразделениями, как взаимодействует?
- Как фиксируются все действия менеджеров по продажам, как ведется база клиентов (вручную или с помощью CRM)?
Сложности и проблемы договорной работы
- Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
- Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
- Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
- Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
- Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
- Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
- Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.
Виды бизнес-процессов
Существует множество видов бизнес-процессов, которые можно разделить на 6 категорий:
- основные – это сквозные процессы, в ходе их выполнения создается конкретная ценность для потребителя;
- вспомогательные или обеспечивающие – необходимы для того, чтобы могли осуществляются основные процессы, но непосредственно полезной ценности для потребителя не создают;
- управляющие – контролируют выполнение основных и обеспечивающих процессов, соответствие ключевым целям компании;
- сопутствующие – такие процессы являются лишь частью деятельности компании, не могут выступать основным источником дохода;
- процессы развития – важны для повышения производительность и получения более высокой прибыли в будущем;
- процессы совершенствования – позволяют улучшать деятельность и результаты бизнеса.
Также разделяют бизнес-процессы:
По форме:
- внутренние – решают задачи внутри организации;
- внешние – необходимы для урегулирования отношений с клиентами, партнерами, поставщиками и другими сторонними лицами.
По функции:
- структурные – поддерживают и оптимизируют процесс работы;
- функциональные – применяются непосредственно для выполнения текущих задач.
Управление бизнес-процессами
Работа с бизнес-процессами в компании невозможна без управления, в противном случае не удастся эффективно реализовать ее потенциал и достичь успеха.
Управление бизнес-процессами (BMP) предполагает системный подход к проведению мероприятий по их оптимизации, повышению точности и скорости выполнения. Такое управление может осуществляться неавтоматизированным путем или включать автоматизированные средства.
Можно выделить 4 этапа BPM, прохождение каждого из которых находится под чутким управлением менеджера.
- Моделирование. Предполагает выявление и описание бизнес-процессов с разграничением зон ответственности лиц, на которых возложено управление.
- Исполнение. Работники выполняют свои обязанности в соответствии с поставленными задачами.
- Контроль. Действия подчиненных строго контролируются, ежедневно отслеживается выполнение плана. На основании этих данных руководство может принять решение о поощрении персонала, штрафах, возмещении дополнительных расходов.
- Улучшение. Анализируется результат бизнес-процесса, выявляются ошибки, слабые стороны. На базе этого проводится оптимизация для улучшения результатов в следующих циклах.
Документооборот без программного обеспечения
Да, электронные документы могут существовать отдельно от СЭД. Не всегда организации готовы на внедрение системы электронного документооборота, однако и работать с кипой бумаги мало кто хочет. В этом случае файлы отправляют друг другу через Скайп или по почте, а в случае с подписями ограничиваются обычными сканами или используют неквалифицированную подпись.
В чем минусы такого подхода?
В первую очередь — это безопасность данных. Отправленные через электронную почту документы могут храниться на компьютере получателя без должной защиты, нет никакой гарантии, что утечки данных не произойдет. Кроме того, документы без юридически значимой подписи не имеют силы, поэтому в случае разногласий с партнерами никакой ценности на переговорах или в суде иметь не будут.
Безусловно, можно подписать с контрагентом соглашение о признании юридической значимости сканированных версий. Тогда сканы, отправленные по почте, будут иметь юридическую силу. Однако, это не гарантирует безопасность данных, не дает никакого контроля над сроками, а также приводит к тому, что сотрудники тратят довольно много времени на сканирование, отправку и ожидание ответа.
Этот способ оправдан для второстепенной документации, однако он не выполняет всех функций безопасного обмена документами между организациями.
Многие полагают, что заключить договор можно, просто взяв типовую форму в интернете, и спокойно работать по нему. Действительно, при условии идеального и спокойного рынка, когда предприятия рассчитываются в срок и ситуация неплатежа/непоставки надлежащего товара сведена к нулю — договор можно заключать формально.
Однако в реальной жизни большинство заключенных договоров между субъектами хозяйствования не учитывают специфику деятельности предприятия, экономическую составляющую, порядок заключения договора и иное.
Вот несколько примеров наиболее частых ошибок в типовых договорах.
- Поставщик не прописывает ответственность за нарушение сроков оплаты покупателя при условии оплаты по факту поставки либо подписывает документ, несмотря на возможные большие штрафные санкции в случае невыполнения каких-либо условий
- Покупатель не считает нужным обратить внимание на место разрешения споров, которое идет по месту нахождения поставщика. А ведь когда это другой город или страна — лучше договориться прописывать в тексте, что споры разрешаются по месту нахождения истца, а еще лучше — по месту нахождению вашего юридического лица
- Арендатор при подписании договора не удосуживается взглянуть, имеется ли право собственности или распоряжения у арендодателя. Особенно это важно при вновь создаваемом юридическом лице, когда субъект хозяйствования регистрируется на основании заведомо ложных сведений и использует юридический адрес номинально (ведь если договор аренды будет признан недействительным, то и место нахождения юридического лица тоже)
- Стороны в договоре обмениваются сканами/факсами документов и производят по ним те или иные действия, не удосужившись прописать условие о признании юридической силы такого обмена и пункта о конкретных номерах телефона, электронной почты для подтверждения исходящего документа от надлежащей стороны или в последующем забывают обменяться оригиналами документов
- Не прописывается порядок уведомления для начала поставки товара
Простые автоматизации CRM
Помогут пройти сделке по всем этапам воронки быстрее. В CRM Битрикс24 можно автоматически:
- отправлять письма и звонки с голосовым текстом клиентам
- ставить задачи сотрудникам
- запускать бизнес-процесс подписания договора
- при получении оплаты, поступлении товара на склад переводить в нужный статус
- конвертировать лидов
- уведомлять по sms при оплате счета или отправке заказа
- создавать сделки на повторные продажи
- проводить опрос клиентов после некоторого времени после заказа
- по отрицательным отзывам уведомлять руководство
Что такое бизнес-процессы компании
Бизнес-процесс — это деятельность рабочего коллектива, направленная на создание качественного продукта или получение иного результата. Каждый сотрудник отвечает за разные аспекты: одни за управление и контроль, другие за выполнение функций.
У бизнес-процесса может быть внешний и внутренний потребитель по отношению к организации. Первый характерен для материального взаимодействия, например, продажа товара или оказание услуги клиенту, который и будет выступать внешним потребителем. Внутренний находится в самой организации и решает отдельные задачи внутри коллектива, например, подбор кадров.
Рассмотрим это на примере типографии. Печать полиграфической продукции — это основной бизнес-процесс для данного предприятия. Печать (как процесс) включает множество операций, потребляет ресурсы (сырье, материалы, труд персонала и т.п.) и выдает результат потребителю — готовую книгу. Потребителем для этого процесса будут оптовые компании, которые распределяют товар до конечных потребителей.
Другой пример бизнес-процесса — закупка материалов для печати книжной продукции. Потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят бумагу, краски и т.д.
Эта же модель используется и в некоммерческих целях, например, в благотворительных фондах для организации сбора пожертвований или для оказания бесплатных медицинских услуг.