Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к акту сверки, образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Зачем требуется сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов
Выстраивание профессиональных отношений с партнерами — это сложный процесс. В нем принимают участие не только непосредственно ответственные лица компании или руководства. Бухгалтерия также причастна к формированию положительного имиджа компании.
Например, сопроводительное письмо и сами акты сверок готовятся сотрудниками бухгалтерии. И именно они впоследствии направляют документацию контрагенту. Реже отправка корреспонденции может быть доверена администратору или курьеру. Иногда письмо доставляет секретарь. В любом случае это всего лишь исполнитель, который может не иметь прямого отношения к бизнес-процессу.
Сопроводительное письмо — это один из кирпичей в фундаменте делового партнерства. Являясь элементом деловой этики, оно способствует установлению доверительных отношений между партнерами и задает хороший тон в бизнес-сотрудничестве.
Иногда акт сверки адресуется контрагенту как единичный документ. Однако это не является обычной практикой, а скорее, исключением из нее. Отсутствие сопроводительного письма допускается, когда взаимозачеты являются частью постоянной практики документооборота.
Например, между двумя компаниями долгие годы реализуются профессиональные отношения. Производственные задачи между ними решаются по шаблону, а отношения руководителей проверены временем и взаимными коммерческими интересами. Документооборот является давно согласованным, взаимозачеты регламентируются легко — по накатанной в многолетней практике схеме. В этом случае сопроводительное письмо не требуется.
Но иногда бывает, что одна из сторон выступает инициатором проверки взаиморасчетов. Значит, вторая сторона должна с пониманием отнестись к данному запросу и своевременно сообщить, когда будет возвращен документ. Сопроводительное письмо в таких обстоятельствах было бы уместным.
Составление сопроводительного письма (или «сопроводиловка», как в ежедневной текучке называют его производственники) может быть доверено только компетентному человеку.
Сопроводительное письмо требует определенной подготовки и знаний. Оно должно быть безупречным: грамотным, хорошо форматированным и отражающим компетентность стороны.
Для чего нужен акт сверки
Сам по себе акт сверки взаиморасчетов не может устанавливать какие-либо права и обязанности. Суды отказываются взыскивать с контрагента задолженность, которая отражена только в акте сверки и не подтверждена подписанными первичными документами (постановления Арбитражных судов Западно-Сибирского округа от 22.11.2018 по делу № А45-19208/2017, Московского округа от 17.07.2018 по делу № А40-8569/2017, Восточно-Сибирского округа от 07.07.2017 по делу № А33-10710/2016). Однако если в правильно оформленном акте сверки не отражена задолженность перед контрагентом, которая числится в учете организации, то она, скорее всего, будет нереальной. В этом случае акт можно расценивать как признание того, что задолженность уже погашена — например, прощением долга. Правильнее всего будет еще раз проверить данные учета и по результатам проверки списать задолженность.
Акт сверки расчетов используется и для подтверждения долга. Если должник его признает, то срок исковой давности прерывается, и его течение начинается снова (ст. 203 ГК РФ, п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 29.09.2015 № 43). А это значит, что продлевается период, в течение которого этот долг можно взыскать и нельзя списать. Если акт сверки подписан уже после того, как истек срок исковой давности по долгу, возникшему после 1 июня 2015 года, течение исковой давности начинается заново (п. 2 ст. 206 ГК РФ, Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ).
С помощью акта сверки контрагент также может признать действия тех лиц, которые ранее выступали от его имени, но не имели на это полномочий (п. 1 ст. 183 ГК РФ, п. 123 Постановления Пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25). Например, если от имени покупателя в накладной расписался сотрудник, у которого не было на это права, но акт сверки подписан тем лицом, у которого такие полномочия были, то товар будет считаться принятым надлежащим образом.
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.
Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.
В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:
- Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
- Номер и дата составления.
- При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
- Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
- Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
- Период, за который сформирован акт сверки.
- Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
- Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.
Основных причин для составления сопроводительного письма три.
- Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
- В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
- Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.
Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами
Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.
Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не «задвоены».
Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.
Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.
Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.
Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
Под форс-мажором понимаются обстоятельства, на которые стороны повлиять не могут. В целях обязательной инвентаризации за них принимаются:
- стихийные бедствия;
- пожар;
- другие ЧС, вызванные экстремальными условиями.
Все случаи должны быть подтверждены официально полицией, Министерством по чрезвычайным ситуациям, Гидрометцентром России, пожарной службой и другими ведомствами.
В результате пожара, например, могут быть уничтожены бумажные документы, компьютеры, внешние диски, флэшки и другие носители информации. Если документация не сохранялась в облачном сервисе или на страховочных флэшках, то придется полностью восстановить учет, включая расчеты с поставщиками и подрядчиками.
Если в этот период налоговая будет высылать требования, то в ответе ссылайтесь на особые обстоятельства и невозможность предоставить документы, но при этом необходимо сделать все для их получения.
Самый способ восстановить хотя бы остатки на начало года – запросить копии сверок от контрагентов. И тут надо сказать, что современные бухгалтерские программы позволяют сформировать акт сверки в различных вариациях:
- В разрезе договоров. Это удобно, т.к. общее сальдо не информативно, оно показывает общую задолженность или переплату, но не отражает аналитики.
- В разбивке по объектам. Это скорее характерно для строительной отрасли. Затраты собирают пообъектно, и хорошо видно расчет в рамках конкретной стройки.
- По отдельным счетам БУ. Не всегда расчеты отражаются исключительно на одном счете – 60 или 76. Бывает, что по одному и тому же поставщику в операциях участвуют оба. Например, если предъявлены претензии, расчеты по ним отражаются на 76 счете. В настройках акта сверки достаточно установить нужные галочки и сформировать два отдельных документа – по каждому счету учета.
При восстановлении целесообразно запрашивать подробные акты. Ввод документов, даже в рамках ЭДО, занимает значительное время, до заполнения базы придется ориентироваться на остатки, предоставленные контрагентами.
Как написать письмо о погашении задолженности по акту сверки (образец)
Рыночная экономика предполагает постоянную взаимосвязь между различными хозяйствующими субъектами. Компании беспрестанно должны контактировать друг с другом, будь они партнерами или конкурентами, поставщиками или покупателями. Организации завязаны экономическими отношениями, потому что в основе любого дела лежит желание получить прибыль.
Совершенно естественно, что в ходе обычных бизнес-процессов между компаниями возникает кредиторская и дебиторская задолженность. И если дебиторы безответственны, иногда даже не пытаются вовремя погасить долги, то кредиторы всегда заинтересованы в получении своих денег. Есть много способов востребовать просроченную сумму долга в досудебном разбирательстве. Одним из них является письмо о возврате задолженности по акту сверки.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Это интересно: Дебиторская задолженность в 1с 8.3 как сформировать 2020 год
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Чего указывать не надо
Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должно давать оценку
| Пример недопустимой формулировки | Следует писать |
| «Надеемся на скорую встречу» | «Надеемся на дальнейшее сотрудничество» |
| «Приветствуем самого нашего любимого клиента» | «Уважаемый Иван Иванович!» |
| «В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование» | «В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н» |
| «Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной» | «Направляем подтверждение сроков и качества» |
| «Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе» | «Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки» |
Кто подписывает письмо
Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель. Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.
При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.
Акт сверки взаиморасчётов. Образец заполнения 2019 года
Сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчетов — это документ деловой этики. Письмо не является обязательным документом и не имеет установленной формы, однако его наличие является хорошим тоном, способствует формированию положительного имиджа компании и определяет ответственное лицо со стороны контрагента.
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, фиксирующий состояние расчетов между сторонами, подписавшими документ на определенную дату. Взаиморасчеты могут быть отражены как по отдельному договору, так и по заключенным с контрагентом договорам.
В большинстве случаев акты сверок формируются в бухгалтерии, нередко бухгалтерия их и отправляет контрагенту. Отправкой могут заниматься и другие работники, например секретарь, курьер, администратор, но почти всегда это исполнитель, не участвующий непосредственно в выстраивании деловых взаимоотношений с контрагентами.
Исполнитель может направить контрагенту акт сверки взаиморасчетов и без сопроводительного письма. Это возможно, но только в том случае, если уточнение взаимозачетов является постоянным элементом согласованного документооборота.
Если же взаиморасчеты проверяются по инициативе одной из сторон, то вторая сторона должна понимать причину запроса и знать срок возврата документа, поэтому направить «сопроводиловку», как иногда его называют, будет очень уместно.
Кроме того, в нем указывается адресат, таким образом неформально определяется ответственное лицо контрагента.
Поручить его составление исполнителю, занимающемуся непосредственно отправкой деловой корреспонденции, — плохая идея, поскольку в таком случае имидж компании станет заложником грамотности, воспитанности и образованности рядового исполнителя.
Для того чтобы осуществить сверку с Пенсионным Фондом сам плательщик взносов должен востребовать у органов контроля один из таких документов как:
Посредством справки заявитель информируется о присутствии недоимки по страховым выплатам или излишней переплате. Справка составляется по состоянию на конкретную дату.
В информации, предоставляемой Фондом, дается расшифровка всех осуществленных страхователем платежей в периоде, показанном в поданном запросе.
В случае отсутствия недоимки или переплаты процесс сверки признается завершенным.
По итогам сверки компания получает право подать заявление на уточнение платежа либо заявление на возврат или зачет излишней суммы. Любая сверка заканчивается оформлением акта сверки расчетов.
Форма акта сверки по страховым взносам, пеням и штрафам с ПФР утверждена .
Примечательно, что ФЗ №212 не регламентирует порядок вручения организации акта сверки. Но исходя из формы акта для передачи документа можно применять два способа – личное вручение либо передача почтовым отправлением.
Четких сроков относительно оформления акта сверки не предусмотрено, как отсутствует и строгий регламент относительно самой процедуры сверки.
Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами
Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.
Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.
После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.
Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.
Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:
- Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
- Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
- Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
- После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
- Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.