Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются :рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Экспертиза ценности документов

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Номенклатура дел в школе и сроки хранения документов

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1).

Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization.

Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р

В декабре 2020 года секретарю необходимо подготовить проект номенклатуры дел на 2021 год. Чтобы это сделать грамотно, необходимо уточнить документ.

Создаем проект номенклатуры дел на 2021 год

В этом году во время уточнения номенклатуры дел придется провести выверку не только заголовков дел (это ежегодное мероприятие), но и сроков хранения в соответствии с новым Перечнем 2019^[1]. При уточнении секретарь фактически работает сразу над двумя документами. Он уточняет номенклатуру дел 2020 года и одновременно готовит проект номенклатуры на 2021 год.

• Шпаргалки для документоведа, архивиста и секретаря: закрываем год

• Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Номенклатура дел организации 2022

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

Пример 3

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2008 году в организации⁵

• Свежие
• Посещаемые

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем Алгоритм уточнения номенклатуры дел.

• Как обновить номенклатуру дел в связи с выходом нового Перечня 2019

• Номенклатура дел: учим коллег работать с этим документом

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Документы воспитателя на 2021-2022 учебный год

В 2020-21 годах произошли существенные изменения в законодательном регулировании системы делопроизводства, документооборота и архивного дела в госсекторе: вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству, приняты новая инструкция по делопроизводству в госсекторе, примерное положение об архиве организации, приняты новые методические рекомендации по работе с документами по личному составу учреждений и организаций.

Все это предъявляет новые требования к уровню профессиональной компетенции секретарей-делопроизводителей и других специалистов сфере ДОУ. Для изучения всех последних изменений и новаций в области делопроизводства 13 августа 2021 года Университет приглашает специалистов, ответственных за организацию делопроизводства, электронного документооборота, и архивного дела, а также специалистов, ответственных за работу с обращениями граждан, пройти обучение на новом семинаре: «Новые правила делопроизводства. Разработка номенклатуры организации на 2022 год».

На семинаре будут представлены не только подробный обзор изменений законодательства, но и лучшие практики и современные технологии делопроизводства в госсекторе, рассмотрены эффективные методики работы с электронными документами, а также освещены сложные вопросы документооборота, номенклатуры дел и организации архивов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2021-2022 годы — образец

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основным НПА, устанавливающим сроки хранения кадровых документов, можно назвать отмеченный выше перечень типовых документов, утвержденный приказом Росархива РФ от 20.12.2019 № 236.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 236.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

• должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
• могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
• могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

• перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
• сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Номенклатура дел в ДОУ на 2022 год с новыми сроками хранения

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством

Бытовые услуги • Телекоммуникационные компании • Доставка готовых блюд • Организация и проведение праздников • Ремонт мобильных устройств • Ателье швейные • Химчистки одежды • Сервисные центры • Фотоуслуги • Праздничные агентства

Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Номенклатура дел в ДОУ оформляется в установленном порядке по общим правилам. Основой для разработки номенклатуры дел в ДОУ является Приказ Министерства культуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов , органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Приказ зарегистрирован в Минюсте РФ 8 сентября 2010 года № 18380.

Форма номенклатуры дел включает пять граф:

• индекс дела;
• заголовок дела;
• количество дел;
• срок хранения дела;
• примечание.

Индекс дела определяет руководитель самостоятельно. Заголовок дела должен соответствовать приказу № 558 например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях.

Срок хранения документов также определяется по приказу № 558 в соответствии с номером статьи. Например: Документы (акты, заключения, протоколы, отчеты о несчастных случаях и производственных авариях хранятся 75л, в соответствии со статьей 632.

В Примерную номенклатуру дел включаются дела, состоящие полностью из документов на бумажном носителе, и дела, состоящие из электронных документов (полностью или частично).

Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:

• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).

Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел.

В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Напомним, что номенклатура дел действует только один год. Чаще всего – с 1 января по 31 декабря. Каждый год следует вводить в действие актуальный и уточненный документ. Если номенклатуре вашей организации больше одного года, то все мероприятия нужно проводить в том же порядке.

Приведем Алгоритм уточнения номенклатуры дел.

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Новые сроки хранения документов в 2020 году: переходим на новый Перечень

В книге представлены разработанные автором с учетом современных требований номенклатура дел дошкольного образовательного учреждения. правила оформления приказов по основной деятельности и по личному составу, циклограмма приказов по основной деятельности и образцы приказов муниципального дошкольного образовательного учреждения. В приложение включены должностная инструкция заведующего ДОУ, функциональные обязанности заместителя директора по дошкольному воспитанию и организационная циклограмма заместителя директора по дошкольному воспитанию. Для заведующих, методистов ДОУ, заместителей директора по дошкольному воспитанию школы и специалистов органов управления образованием.

Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

составителя номенклатуры дел подпись расшифровка подписи

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно! На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

• типовая,
• примерная,
• индивидуальная.

Номенклатура дел в школе на 2022 год с новыми сроками хранения

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:

• порядковый номер дела;
• полное наименование дела;
• срок его хранения.

Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

1. Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
2. Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

• на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
• утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
• составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Похожие записи:

• Есть Ли Штраф За Несвоевременное Получение Паспорта В 14 Лет
• Калькулятор рефинансирования ипотеки в Россельхозбанке
• Отказ от дачи показаний: к каким последствиям он приведет?