Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нулевая справка 2-НДФЛ в 2022 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Декларация 2 НДФЛ заполняется единожды по итогам календарного года на каждого сотрудника организации. Это делается для учета налогообложения, когда при необходимости налог возвращают физ. лицу по заявлению.
Новый ежемесячный расчёт по страховым взносам с 2023 года
Расчёт по страховым взносам (РСВ) станет ежемесячным и частично возьмёт на себя функции отчёта СЗВ-М, отменённого с 2023 года. С 2023 года изменится схема сдачи РСВ.
Страхователи ежемесячно будут отправлять в ФНС сведения о застрахованных лицах и суммы взносов, начисленных с доходов каждого физлица. Эта информация отражается в Разделе 3 РСВ — именно его следует сдавать по окончании каждого месяца.
По итогам кварталов страхователи будут сдавать полный отчёт РСВ со всеми разделами, подразделами и приложениями.
Срок сдачи нового РСВ перенесён с окончания месяца на 25-е число. Раздел 3 необходимо сдавать до 25-го числа по окончании месяца, а полную форму РСВ — до 25-го числа по окончании квартала.
Надо ли сдавать нулевую 2 НДФЛ
Если в течение отчетного периода выплаты работнику не перечислялись, соответственно не было базы для начисления, удержания подоходного налога. В таком случае, субъект хозяйствования не налоговый агент и представлять нулевую декларацию 2 НДФЛ не должен. Эта норма регламентирована в статье 230 п. 2.
Кроме того, нулевую справку подавать не нужно в следующих случаях:
- При приобретении субъектом хозяйствования имущества или прав на него у физ. лиц;
- если прибыль получает индивидуальный предприниматель.
В обоих вариантах подоходный налог взимается с тех, кто получил прибыль. Это лицо самостоятельно подает сведения в фискальные органы.
Если в штате организации нет наемных работников, следовательно, начисления прибыли также не совершались за отчетный период. Поскольку 2 НДФЛ справка с нулевым доходом оформляется на каждое физ. лицо, при отсутствии заработка в декларации указывать просто некого, отсюда следует, что нулевую справку подавать не нужно.
Тем не менее такая ситуация заинтересует фискальные службы. Чтобы избежать вопросов инспектора, отправьте в налоговую справку в свободной форме с указанием причин непредставления декларации 2 НДФЛ, с другой стороны это вовсе не обязательное требование. В НК не предусмотрено заполнение расчета с нулевыми показателями.
Ответственность налогового агента
Важно! Если у налогового агента нет возможности удержать с доходов работников НДФЛ, то они обязаны сообщить об этом в налоговый орган, а также поставить в известность самого работника. Непредставлении такой информации грозит для компании штрафов в сумме от 200 до 500 рублей.
За прошедший календарный год справки 2-НДФЛ в налоговый орган подает работодатель в срок до 1 апреля года, следующего за отчетным. Например, справки за 2018 год в налоговую необходимо представить в срок до 1 апреля 2022 года. В случае нарушения данного срока, работодатель будет привлечен к ответственности. За каждый непредставленный документ ему будет грозить штраф в размере 200 рублей для организации. Таким образом, если справки не предоставлены в большом количестве, то сумма штрафа для компании может оказаться внушительной. Что касается должностных лиц, то штраф для них составляет от 300 до 500 рублей.
Надо ли сдавать нулевую 2 НДФЛ
Декларация 2 НДФЛ заполняется единожды по итогам календарного года на каждого сотрудника организации. Это делается для учета налогообложения, когда при необходимости налог возвращают физ. лицу по заявлению.
Если в течение отчетного периода выплаты работнику не перечислялись, соответственно не было базы для начисления, удержания подоходного налога. В таком случае, субъект хозяйствования не налоговый агент и представлять нулевую декларацию 2 НДФЛ не должен. Эта норма регламентирована в статье 230 п. 2.
Кроме того, нулевую справку подавать не нужно в следующих случаях:
- При приобретении субъектом хозяйствования имущества или прав на него у физ. лиц;
- если прибыль получает индивидуальный предприниматель.
В обоих вариантах подоходный налог взимается с тех, кто получил прибыль. Это лицо самостоятельно подает сведения в фискальные органы.
При каких выплатах не нужно заполнять справку
Ряд выплачиваемых доходов, не являющихся объектом налогообложения или лишающих организацию статуса налогового агента, освобождают от заполнения формы 2-НДФЛ. Производимые распространённые выплаты, при которых работодатель или заказчик не отчитывается по НДФЛ в налоговую инспекцию с аргументацией Налогового Кодекса, представлены в таблице №1:
| Виды выплат в денежной и натуральной форме | Пояснение причин освобождения налоговым законодательством | Регулирующие нормы НК РФ |
|---|---|---|
| Доходы, освобождённые от удержания НДФЛ у источника выплаты, финансируемые работодателем и фондом социального страхования | Выплата пособия по беременности и родам, единовременных пособий при рождении детей, ежемесячных сумм до достижения трёхлетнего возраста, материальной помощи целевого назначения, возмещение командировочных расходов приравниваются к компенсационным, не связанным с получением дохода. В целях налогообложения отсутствие дохода влечёт отсутствие налога и соответствующей отчётности | ст.217 |
| Подарки сотрудникам и материальная помощь за счёт финансирования работодателя | Работодатель не считается налоговым агентом при выдаче материальной помощи или подарков, стоимость которых не превышает 4000 рублей и помощи на рождение в пределах 50000 рублей при утверждении нормы коллективным договором. При выдаче сверх лимита или отсутствии нормы во внутренней локальной документации льгота не распространяется | п. 28 ст. 217 |
| Приобретение имущества у физических лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности | Продажа имущества, принадлежащего на правах собственности или сдача в аренду, обязывает физические лица самостоятельно предоставлять налоговую декларацию и осуществлять расчёты с бюджетом. Покупатель или арендатор не является налоговым агентом | Ст. 228 |
| Выплаты по договорам индивидуальным предпринимателям | В целях налогообложения индивидуальные предприниматели, адвокаты и нотариусы, занимающиеся частной практикой, несут обязательства самостоятельно отчитываться в налоговые органы и уплачивать НДФЛ в бюджет. При заключении сделок запрещается включение оговорок относительно обязательств по уплате контрагентами | п.9 ст. 226 |
Какие доходы облагать
Налоговым кодексом определен перечень доходов, которые выступают объектом налогообложения. К ним относят:
- вознаграждения за выполненную работу или оказанные услуги;
- проценты и дивиденды, полученные физлицом;
- доходы от сдачи имущества в аренду;
- доходы от продажи имущества.
Перечень доходов может быть дополнен, так как является открытым.
Не подпадают под НДФЛ такие доходы:
- материальная помощь, сумма которой не превышает 4000 рублей в год;
- материальная помощь, выплаченная при рождении ребенка, если ее сумма не превышает 50 000 рублей;
- пособия по беременности и родам;
- подарки, стоимостью не более 4000 рублей в год;
- компенсации работникам за труд в опасных и вредных условиях;
- возмещение процентов за пользование кредитом для работников, оформивших заем на приобретение или строительство жилья.
Нужно ли сдавать 2-НДФЛ на сотрудников в декрете
Еще один часто встречающийся случай – уход работника в декрет. До полутора лет такой сотрудник получает пособие по уходу за ребенком. Каждый бухгалтер знает, что налогом этот вид дохода не облагается, но нужно ли готовить справку и представлять ее в налоговой службе?
Инспектора ФНС на этот вопрос отвечают категорически – нет. Справки подаются только на тех, сотрудников, за которых уплачивается налог. Форма 2-НДФЛ необходима для сверки правильности уплаченных за год взносов и применения вычетов. Если облагаемых налогом доходов за отчетный период не было, то и сдавать эту справку на работника не нужно. Помните, что от пособия по нетрудоспособности необходимо уплачивать налоги. Соответственно, если в отчетном периоде была подобная выплата, то справку изготовить придется, и нужно указать в ней материальную помощь и пособия, выданные после рождения ребенка. Инспектору необходимо объяснить причины расхождения налогооблагаемой базы и общей суммы доходов.
Если компания по случаю рождения ребенка выписывает своему сотруднику материальную помощь, то при единовременной выдаче до 50 000 рублей налогом она облагаться не будет. Соответственно, если она выдана в следующем отчетном периоде после рождения ребенка, 2-НДФЛ сдавать в налоговую не придется, так как отсутствует доход, облагаемый налогом.
Справка 2-НДФЛ: особенности заполнения, образец, ответственность
До сдачи формы 2-НДФЛ остается не так много времени. Если компания планирует отчитаться по обычным справкам, а не о невозможности удержать налог, то сделать это нужно до 1 апреля.
В этом году подавать 2-НДФЛ предстоит по обновленной форме. Причем, для подачи в ИФНС предусмотрена одна форма, а для работников — другая. Справка, предназначенная для отчета в налоговую сохранила свое название 2-НДФЛ, сотрудникам на руки предстоит выдавать бланк с новым названием «Справка о доходах и суммах налога физического лица».
Особенностям заполнения обновленных форм 2-НДФЛ и посвящена статья.
Кто сдает 2-НДФЛ
Справки 2-НДФЛ обязаны сдавать все организации и ИП, выплачивающие доходы физлицам (пп. 1, 2 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ).
Срок сдачи справки 2-НДФЛ в налоговый орган зависит от того, какой код указан в поле «Признак» в заголовке.
Этот реквизит может принимать следующие значения (гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):
- признак 1 — это обычная справка 2-НДФЛ, в которой показывается, какие доходы выплачены физлицу, сколько налога с них начислено, удержано и перечислено в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- признак 2 означает, что справка 2-НДФЛ подается как сообщение о невозможности удержания налога (п. 5 ст. 226 НК РФ);
- признак 3 указывает, что справку за реорганизованную организацию подает правопреемник. В справке отражаются доходы, выплаченные налоговым агентом, и суммы налога, начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ);
- признак 4 — это справка, которую подает организация-правопреемник в случае, когда налоговый агент выплатил физлицу доход, с которого не смог удержать
- налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 1 или 3 — не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным годом (ст. 216, п. 2 ст. 230 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Срок сдачи 2-НДФЛ с признаком 2 или 4 — не позднее 1 марта года, следующего за отчетным годом. В этот срок нужно не только сдать справку в налоговый орган, но и вручить физлицу (ст. 216, п. 5 ст. 226 НК РФ, гл. II Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).
Если последний день срока выпадет на выходной день, то последним днем представления справки 2-НДФЛ будет ближайший следующий рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Справка в ИФНС о нулевом 2-НДФЛ
Некоторые бухгалтеры считают, что по итогам года вместо нулевых справок нужно подать в ИФНС заявление, в котором объяснить, что справки 2-НДФЛ не сдаются в связи с отсутствием выплат в пользу физлиц. Однако подача такого заявления НК не предусмотрена, поэтому это излишне.
Субъекты хозяйствования, а также предприниматели, у которых в штате наемные работники, обязаны подавать в ИМНС по месту регистрации ежегодные показатели в декларации 2. В них отражают заработную плату и удержанный подоходный налог. Не всегда бухгалтерам понятно, нужно ли представлять 2 НДФЛ справку, сформированную с нулевыми показателями, если в отчетном периоде прибыль в пользу физ. лиц не начислена и налог соответственно не удерживали и не перечисляли в казну.
В таблице указано, куда подают декларацию НДФЛ 2.
Инструкция по заполнению нулевой справки 2 НДФЛ
Чтобы правильно сформировать расчет, воспользуйтесь сведениями из регистров налогового учета.
Показатели по доходам и вычетам отражаются с точностью до копеек, суммы подоходного налога указываются в «целых» числах согласно правилам округления.
Декларация 2 НДФЛ на каждого сотрудника содержит 5 разделов, где отражают:
- Сведения о субъекте хозяйствования, где произведено удержание и отражение подоходного налога;
- информацию о физ. лице, получившем доходы;
- сведения о видах прибыли, которая облагается подоходным налогом по «разным» ставкам;
- сумму примененных в отчетном периоде вычетов, участвующих в «порядке» начисления налога;
- сведения о сумме прибыли и начисленного подоходного налога.
Декларация заполняется следующим образом:
- В первой части указывают период представления показателей. Кроме того, номер отчетности и код фискального органа, в который будет подана декларация.
- В ячейке «Признак» следует отметить соответственно, цифрой 1 или 2 сведения удержан ли подоходный налог или это выполнить невозможно.
- Затем внести сведения о субъекте хозяйствования, наименование согласно уставным актам, ИНН. Для представления отчета физ. лицами указывается паспортная информация.
Заполнение второй части отчета:
- Заполняют сведения о физ. лице, которому начислена прибыль в отчетном году с указанием ИНН и статуса. Если работник не в статусе резидента, в нужной графе ставят цифру 2, для резидента – указать 1.
- Также здесь указывают сведения о гражданстве работника, код страны и паспортные сведения.
В 3-й части справки 2 НДФЛ отражается прибыль физ. лица с разбивкой по месяцам и по ставам подоходного налога.
Сдавать ли нулевые 2-НДФЛ
Справки 2-НДФЛ представляют в инспекцию по итогам года организации и предприниматели, являющиеся налоговыми агентами по НДФЛ. Они отчитываются о суммах начисленного и фактически полученного физическими лицами дохода и суммах исчисленного, удержанного и перечисленного налога (п. 2 ст. 230 НК РФ). То есть подразумевается, что справки 2-НДФЛ подаются, если в пользу физических лиц начисляется доход (возникает объект налогообложения по НДФЛ). Если же доход не начисляется, то организация или предприниматель налоговым агентом не является. Соответственно, нет обязанности подавать нулевые справки 2-НДФЛ. Аналогично не нужно подавать нулевую 2-НДФЛ с признаком 2.
О том, когда в справке 2-НДФЛ указывается признак 2, читайте в отдельном материале.
Когда НЕ НУЖНО сдавать справки 2-НДФЛ
Составлять справки по форме 2-НДФЛ не нужно лишь в тех случаях. Когда в течение года организация не выплачивала физлицам доходы . В отношении которых она является налоговым агентом. Например, не требуется подавать сведения на сотрудников. Которым в течение года организация не начисляла зарплату. И не производила никаких других выплат. Поскольку доходы не выплачивались. Обязанности налогового агента у организации не возникают. А значит, сдавать в налоговую инспекцию справки 2-НДФЛ не надо. (в т. ч. с нулевыми показателями). Это следует из положений пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ. И пункта 2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
В общем случае, не нужно сдавать справки 2-НДФЛ и в следующих ситуациях.
- если организация приобрела у гражданина имущество или имущественные права, принадлежащее ему на праве собственности;
- если выплаты получает предприниматель (в т. ч. участник договора инвестиционного товарищества).
В этих случаях НДФЛ платит непосредственно тот, кто получил доход. Это следует из положений пункта 2 статьи 226. Пункта 2 статьи 214.5, статьи 227 и статьи 228 Налогового кодекса РФ. И этот же человек должен самостоятельно отчитаться в налоговую инспекцию. Но уже по другим формам. Например, по форме 3-НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 7 марта 2014 г. № 03-04-06/10185 и от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.
Прочитайте внимательно. В каких случаях не нужно сдавать налоговые справки 2-НДФЛ. Данные приведены в табличной форме для удобства .
| Ситуация | Почему не надо составлять справку 2-НДФЛ |
|---|---|
| Компания выплатила доходы, освобожденные от НДФЛ | Освобожденные от НДФЛ доходы в справку не включайте. К таким доходам, в частности, относятся пособия по беременности и родам. А также другие выплаты, которые не облагаются НДФЛ в полной сумме (ст. 217 НК РФ). Например, алименты, материальная помощь в связи со стихийным бедствием и пр. В отношении этих выплат компания налоговым агентом не является |
| Компания выплачивает доходы предпринимателям | Если организация выплачивала доход предпринимателю. (например, закупала у него товар), удерживать с этих выплат НДФЛ не требуется. Ведь предприниматели самостоятельно исчисляют и платят НДФЛ. Сведения обо всех суммах, выплаченных предпринимателю в 2013 году. В налоговую инспекцию направлять не нужно, если он предъявил вам:
|
| Компания покупает имущество у граждан | Допустим, компания приобрела у своего сотрудника автомобиль. Удерживать в таком случае НДФЛ не надо. (п. 2 ст. 226 НК РФ). Граждане самостоятельно исчисляют суммы налога, подлежащие уплате в бюджет. И представляют налоговую декларацию (ст. 228 НК РФ) |
| Компания выдает подарки (материальную помощь) декретницам . | Иных налогооблагаемых выплат у сотрудницы в течение года не было. Материальная помощь и подарки в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении таких доходов компания не признается налоговым агентом |
| Компания вручила подарки физическим лицам, которые не являются сотрудниками. Например, покупателям во время рекламной акции | В таких ситуациях подарок — это доход в натуральной форме. Но компания не может удержать НДФЛ. Так как подарок выдан не деньгами, а вещью. А перечислять налог из собственных средств налоговый агент не вправе (п. 9 ст. 226 НК РФ). Поэтому в месячный срок после окончания года. Когда был вручен подарок, надо уведомить инспекцию о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). В то же время НДФЛ относится к персональным налогам. Это означает, что удержать его можно. Только если удастся установить конкретного получателя дохода. При рекламной раздаче подарков это, как правило, сделать затруднительно. А раз так, то и сообщать налоговикам просто не о ком. Более того, налоговики просто физически не могут отследить всех получателей подобных подарков |
| Компания как комиссионер заключила с гражданином договор на продажу имущества. (например, автосалон продает подержанный автомобиль) | Компания не должна представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Ведь имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК РФ). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ |
| Компания предоставила покупателю-физлицу скидку (бонус) за выполнение определенного объема покупок | Скидка или бонус в виде полного или частичного освобождения от оплаты покупки не являются доходом гражданина в натуральной форме. Ведь чтобы получить подобную скидку, покупатель должен понести определенные расходы. И выполнить ряд дополнительных условий. Значит, компания не является в данной ситуации налоговым агентом |
| У иностранного сотрудника-резидента в первой половине 2013 года закончился контракт на работу в России. Так как его рабочая виза тоже закончилась. Он уехал к себе на родину | По итогам года такой сотрудник будет признан нерезидентом. Формально компания должна будет взыскать с него неудержанный НДФЛ. Однако сделать это невозможно. В этой ситуации организация не позднее 1 мартя 2014 года должна была подать в инспекцию сообщение о том. Что налог с него удержать невозможно (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого используется справка по форме 2-НДФЛ. Но по доходам, с которых налог в течение года компания удержала. К 1 апреля надо сдать справку 2-НДЛФ с признаком 1 |
Сдавать 2 расчет если не было начислений, с нулевыми показателями нет необходимости, однако фискальные органы заинтересуются субъектом хозяйствования, зарегистрированным, но не работающим.
Специальному контролю подлежат компании, у которых в штате нет сотрудников, соответственно отсутствуют доходы. В таком случае в адрес юр лица направляется проверка, которая на месте просмотрит счета.
При отражении убытков инспекторы проверят законность формирования, ввиду чего примут решение о приостановлении работы субъекта хозяйствования. Кроме того, налоговики предложат стратегию по выходу из кризисной ситуации и ликвидации убытков.
Обязательство по 2 НДФЛ следующее:
- Если субъект хозяйствования вовремя не уведомил фискальные органы о невозможности удержать подоходный налог, это грозит санкциями в пользу юр лица в сумме 200-500 рублей. Кроме того, если эту ошибку обнаружит ИМНС, начислят пеню;
- за ошибки в справке накажут ответственное лицо за каждую недостоверную цифру на сумму 500 рублей. Однако если работник самостоятельно обнаружит отклонения и подаст «уточненку», наказание не последует.
Когда с зарплатой «мухлюют»
Созвонившись с отделом персонала или генеральным директором (для небольших организаций), соискателю в большинстве случаев рассказывают (и достаточно открыто, надо заметить) о том, как у них выплачивается заработная плата. Если речь заходит о степени ее «серости», то об этом обязательно скажут, ни смотря на то, что речь здесь идет о прямом нарушении законодательства. Бухгалтеру, как человеку напрямую связанному с финансами, хорошо известно, что «серая» зарплата предполагает небольшую «официальную часть», закрепленную в трудовом договоре, а также ту, что выплачивается «в конверте». Как раз «конвертная» составляющая не облагается НДФЛ и в справке по форме «2» она никак не будет отражена. Более того, работодатель юридически не несет за нее никакой ответственности. Если за «официалку» с работодателя может спросить не только сам работник, но также и прокуратура, то «серый» остаток остается только на совести генерального директора организации. Более того, уменьшенная налоговая база в целях уплаты НДФЛ в дальнейшем может негативно сказаться на суммах пенсионных отчислений. Следовательно, социальная реклама со слоганом: «Хороший директор без пенсии не оставит» актуальна в данном вопросе. Более того, когда речь заходит о банкротстве компании, генеральный директор может смело не рассчитаться со своими работниками, выплатив им только небольшой официальный оклад или умноженный в несколько раз при сокращении. Налицо уклонение от уплаты налогов, что однозначно наказуемо, согласно статьям 199.1, 145.1 УК РФ.
Есть еще одной занимательной «вещью» в данном вопросе является так называемая «черная» зарплата, которая априори не предполагает официального оформления на работу. В том случае, если в вашей компании на некоторых линейных позициях работники получают доход именно в таком виде, то о справке 2-НФДЛ можно смело забыть, т.к. она здесь по определению невозможна. Как правило, работают «в черную» сотрудники, находящиеся на фрилансе. Более подробно о том, как с ними можно сотрудничать, но уже на «официальных» началах, читайте в нашей статье, посвященной этому вопросу.
В 6-НДФЛ нужно будет указывать новые коды доходов и вычетов.
В справках к форме 6-НДФЛ надо будет указывать новые коды доходов и вычетов по НДФЛ. Внесли коды для сделок с цифровыми финансовыми активами, коды для социального налогового вычета.
Проект поправок в приказ с кодами опубликован на федеральном портале.
Новые коды доходов, в частности, такие:
- 2540 — доход в натуральной форме в виде цифровых финансовых активов или цифровых прав, включающих одновременно ЦФА и утилитарные цифровые права;
- 2650 — матвыгода от приобретения ЦФА у взаимозависимых лиц;
- 3032 —выплата в денежной форме, связанные с выкупом ЦФА;
- 3100 — доходы по договору о приемной семье, договору о патронатной семье;
- 3110 — компенсации от госорганов и общественных объединений за время исполнения государственных или иных обязанностей.
Новые коды вычетов, в том числе, такие:
- 290 — расходы по приобретению ЦФА;
- 330 — взносы в НПФ;
- 332 — взносы на добровольное страхование жизни.