Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчет компенсации при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения
Получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска можно и не только в случае увольнения. Вас все может устраивать, но вы можете потребовать компенсировать дни отпуска, которые вам были положены, вы просто ими не воспользовались в свое время.
Главным отличием между компенсацией за отпуск с увольнением и без состоит в том, что отказ от дней отдыха без увольнения в сумме может составлять более 28 дней. К таким дням относят как основной, так и дополнительные оплачиваемые отпуска.
Чтобы было понятнее, о чем речь, приведем такой пример. С 2020 года на 2021 переносится 10 дней и в новом году еще 28 дней. Итого 38 дней. Но компенсировать вы можете только эти самые 10 дней с 2020 года и так далее по той же схеме. Также такое правило распространяется и на дополнительные дни отдыха. То есть компенсировать вы можете только тот отпуск, который вы не отгуляли в прошлом году.
Сама процедура формирования и выдачи компенсации происходит посредством написания заявления. Здесь вы можете подробно пояснить, какой период вы планируете компенсировать, а какой, возможно, отгулять.
Такой документ становится основанием для расчета всех дней бухгалтерией. По итогу рассчитываются компенсационные дни, которые, при необходимости, могут быть округлены в пользу работника.
Компенсация любых дней отпуска в отношении несовершеннолетних лиц или женщин, находящихся в положении, невозможна.
При работе во вредных условиях исключена компенсация за дополнительные дни отдыха.
Как написать заявление на компенсацию за неиспользованный отпуск?
Если вы приняли решение о компенсации неиспользованного отпуска, то вам необходимо написать соответствующее заявление, адресованное руководителю вашей рабочей организации.
Как правило, такой документ не имеет четкого шаблона, но все же несколько правил придется соблюсти.
Для начала обязательно указывается четкое описание, кому пишется обращение о компенсации. В данном случае это руководитель, так как он принимает решение по замене отпуска компенсационной выплатой. Более подробная рабочая информация о руководителе (структурное подразделение, должность, ФИО и т.п.) прописывается в правом верхнем углу. Здесь также указывается и личная информация заявителя.
Следом идет написание всем известного слова «Заявление», соответственно, посередине. Для получения структурного и грамотного документа можно взять за основу текст заявления на очередной оплачиваемый отпуск с последующей заменой содержимого. Получится примерно следующее: «Прошу заменить денежной компенсацией часть моего оплачиваемого отпуска…».
Не стоит пропускать и обязательно указать следующее: разновидность отпуска (основной/дополнительный), годовой период, откуда необходимо вычитать дни отпуска и рассчитать компенсацию. Если периодичность составляет несколько лет, то нужно указать точное количество дней, которые в дальнейшем подлежат возмещению.
Указание даты и прописи подписи — достаточно важный и необходимый момент для любого заявления. Также документ необходимо заверить у начальника своего рабочего подразделения.
Расчёт дней неиспользованного отпуска
На данном этапе нужно принять во внимание следующие данные:
- день расторжения трудового договора с работником;
- продолжительность отработки в текущем году;
- число дней отпуска, накопленные работником на дату увольнения.
Законодательно установлено, что проработавший не менее 11 месяцев работник имеет право на получение полную компенсации, соответствующей 28 календарным дням отпуска.
При стаже работы менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально отработанному периоду. Например при длительности работы в 6 месяцев, сотрудник получит компенсацию за 14 дней отпуска (6/12 х 28).
Формула расчёта количества дней неиспользованного отпуска:
ДНО = (ДО / 12) × ПОМ,
- ДО – длительность ежегодного отпуска;
- 12 — количество месяцев в году
- ПОМ – количество полностью отработанных месяцев в году.
Уплата налогов и сборов с суммы компенсации
Компенсация за отпуск относится к общей группе доходов, и поэтому с её суммы налоги и страховые взносы рассчитываются на общих основаниях:
- удерживается 13% НДФЛ (15%, если сумма дохода за период с начала года превысила 5 миллионов рублей);
- перечисляются все положенные страховые взносы (30% по стандартным ставкам и 15% по льготным).
Кто не имеет право на компенсацию?
Возможность получения денежной суммы за отпуск имеют только те лица, кто не использовал свое право на оплачиваемый отдых. Значит, если работник израсходовал все полагающиеся ему дни, то при уходе с работы в этой организации не может претендовать на компенсацию.
Следует отметить, что администрация работодателя обязана следить за режимом труда и отдыха своих сотрудников. Несоблюдение трудового законодательства влечет административное наказание ответственных лиц.
Сам же человек должен знать, что дни отпуска, которые не были израсходованы по любой причине в течение текущего года, могут быть взяты в другой период. Но он не может быть больше полутора лет. Если работник решит уволиться после того, как прошло больше полутора лет с момента возникновения права на очередной отпуск, то денежная компенсация за него не подлежит расчету. Он попросту сгорает.
Существует ряд случаев, когда эта выплата работнику не положена по Трудовому законодательству, а работодатель обязан предоставить и оформить отпуск. Это случай, когда:
- женщина выходит в декрет;
- на работу было принято лицо, не достигшее совершеннолетия;
- родители с маленькими детьми возраста до трех лет;
- лица, работающие в условиях, отнесенных к вредным и опасным.
Некоторые юридические лица предпочитают заключать с работниками гражданские договора. Тем самым они уходят от норм Трудового кодекса, а работники по таким соглашениям не могут претендовать на оплачиваемый отпуск и, как следствие, компенсацию.
Формула для расчета отпускных
Начисление отпускных (компенсаций) производится на оснвое расчета среднего дневного заработка (ст. 139 ТК РФ), с учетом требований постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Средний дневной заработок для оплаты отпускных и компенсации за неиспользованные отпуска определяется за расчетный период, который составляет 12 календарных месяцев, перед началом отпуска (п. 4 пост. № 922).
Для определения базы для расчета важно помнить о начислениях и периодах, которые следует исключить из расчета. К ним относятся:
- выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к системе оплаты труда (материальная помощь, оплата питания, проезда, обучения, отдыха и пр.);
- выплаты, начисленные по среднему заработку (командировка и т.п.);
- пособия по временной нетрудоспособности;
- пособия по беременности и родам;
- время простоя по вине работодателя и пр.
Исчисление среднего дневного заработка для отдыха (компенсаций) в календарных днях производится делением суммы зарплаты, которая фактически начислена за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число — 29,3 календарного дня (п. 10 пост. № 922).
Если год отработан полностью, формула для расчетов будет:
Отпускные = Фактически начисленная за период зарплата / (12 х 29,3) х КДО, где
- 29,3 — среднее число дней в месяце;
- КДО — число отпускных дней, формулу для расчета мы приводили выше.
Если отработан не весь год, считаем по формуле:
Отпускные = Фактически начисленная за период зарплата / Отработанное время х КДО, где
- Отработанное время = (29,3 х Количество месяцев, отработанных полностью) + (Количество календарных дней, которые отработаны в неполном месяце / Количество календарных дней в этом месяце х 29,3).
В Трудовом кодексе не приводится механизм расчета стажа работы, исходя из которого определяется право работника на компенсацию неиспользованного отпуска. Поэтому следует руководствоваться документом под названием «Правила об очередных и дополнительных отпусках» (далее Правила). Он принят еще в СССР (утвержден 30 апреля 1930 года), но в соответствии со статьей 423 ТК РФ, те его положения, которые не противоречат Трудовому кодексу, действуют до сих пор.
Согласно пункту 28 Правил, если работник не использовал право на отпуск, то работодатель должен это компенсировать деньгами. Причем вне зависимости от причины увольнения работнику, который проработал не менее 11 месяцев, положена полная компенсация. В этом же пункте содержится перечень причин увольнения, когда сотруднику положено выплатить полную компенсацию при том, что он проработал от 5,5 до 11 месяцев.
Итак, если работник проработал более 11 месяцев либо проработал меньше, но увольняется по определенным причинам, ему положена полная компенсация. В прочих случаях ее нужно рассчитывать пропорционально.
В статье 121 ТК РФ сказано, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
1) время фактической работы;
2) время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
3) время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
4) период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине;
5) время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Особенности расчёта неиспользованного отпуска
Стандартная продолжительность ежегодного законного отдыха – 28 календарных дней. Для некоторых категорий установлены более длительные «каникулы». Укороченный возможен только в том случае, если работник на момент расчета не отработал полный рабочий год или уже использовал несколько дней.
При увольнении или прекращении трудовых отношений, человек может рассчитывать на полную денежную компенсацию только в том случае, если он отработал полных 11 месяцев. В первый трудовой год право отгулять 28 календарных дней возникает через полгода. Фактически, сотрудник «заработал» только 14 дней, остальные 2 недели ему предоставляются авансом.
Законодательно предусмотрена возможность дробления законного отдыха на части. Но одна из них не может быть меньше 14 дней. Оставшаяся часть может быть разбита с любой периодичностью, на усмотрение работника и его руководства.
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск
Трудовой кодекс РФ предусматривает обязательное предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков в количестве 28 календарных дней, если другое не предусмотрено федеральными законами. Кроме того, в процессе трудовых отношений у некоторых категорий работников возникает право на различные дополнительные или удлиненные отпуска (за ненормированный рабочий день, за выслугу лет, за вредные условия труда). Но случается, что отпуск не всегда можно использовать или можно использовать только частично.
На этот случай законодательство предусматривает возможность замены денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.
Заменить денежной компенсацией можно только ту часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
Если сотрудник не пользовался отпуском в течение двух лет, то заменить компенсацией можно только часть каждого ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней. Например, не догуляв ежегодный отпуск в полном объеме в прошедшем году, работник, не имеющий права на дополнительные отпуска, на следующий год просит предоставить ему отпуск в количестве 28 календарных дней, а за оставшиеся недогулянными несколько дней отпуска за прошлый год просит заменить деньгами. Такая замена не возможна, так как отпуск работника не имеет части, превышающей 28 дней, и отпуск придется догулять.
Нюансы процедуры расчета неиспользованного отпуска при увольнении
На практике спорные ситуации возникают при разрыве профессиональных отношений с беременными или с женщинами, оформившими отпуск по уходу за малолетним ребенком. Законодательно положено, что увольнять сотрудницу в таких обстоятельствах строго запрещено, за исключением ее собственного на то волеизъявления.
Так, если подобная работница изъявит желание уволиться без возвращения в организацию из декрета, она получит компенсационные средства и возмещение неиспользованных дней отдыха за все время работы на данном предприятии, исключая период отпуска по беременности и родам. Однако, период времени по уходу за малолетним ребенком будет учтен при исчислении стажа, необходимого для дальнейшего определения объема компенсации.
Для удобства расчетов подобных сумм и снижения рисков совершения ошибок существуют различные виды онлайн-калькуляторов и стационарная компьютерная программа для бухгалтеров ― 1С. Они позволяют безошибочно определить объем компенсационных выплат в кратчайшие сроки. Нюансом работы с 1С является необходимость внесения всех имеющихся данных о сотрудниках постепенно. По факту накопленной информации программа выдаст специальный отчет с требуемыми суммами и расчетами по ним.
Как компенсировать неиспользованный отпуск при увольнении?
Каждый официально трудоустроенный работник имеет право на получение отпускных. Если же трудящийся прерывает трудовой контракт, то работодателем выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск. Причём совершенно нет никакой разницы, за какие годы работнику полагаются отпускные – компенсационный период может быть разным.
Работодателем должна быть произведена выплата компенсации за все дни, которые причитаются работнику. К примеру, если трудящемуся положены дополнительные дни к ежегодным отпускным на основании ненормированного рабочего дня, то и выплачиваться компенсация должна за весь период, то есть за основной отпуск и дополнительные дни.
Стандартный расчет компенсации отпуска при увольнении производится бухгалтером, который рассчитывает сумму выплаты по следующему принципу:
- на первом этапе вычисляется количество дней, за которые положена компенсационная выплата;
- рассчитывается средний заработок в день, который приходится на месяцы расчёта;
- определяется итоговая сумма начисления, где перемножаются дни на среднюю прибыль;
- выполняется расчет удержания НДФЛ и других сумм взыскания, к примеру, алиментов;
- начисляются взносы по страховому обеспечению;
- \выплачивается денежный остаток по зарплате и начисленная компенсация за неиспользованные отпускные.
При этом необходимо учитывать, что до окончательного расчета работник в большинстве случаев должен отрабатывать две недели с момента написания заявления об увольнении.
Подсчитываем неизрасходованные отпускные дни
Выполняя расчет компенсации отпускных, прежде всего следует посчитать, сколько дней отпуска не израсходовано за весь срок работы трудящегося. Важно не допускать ошибок в расчётах, поскольку месяц или даже один день неоплаченных работодателем отпускных может вызвать неблагоприятные последствия и судебные разбирательства.
Итак, рассчитывать количество дней нужно по такому алгоритму:
- определяем весь расчетный период, т.е. сколько дней трудился увольняемый сотрудник. Здесь необходимо принимать во внимание исключительно дни, месяцы и годы, которые позволяли трудящемуся брать отпускные – это весь период, по которому осуществлялась работа по трудовому соглашению до увольнения;
- не целиком отработанные месяцы следует округлить до полных с учетом рекомендаций Минтруда. Если за месяц сотрудником отработано 15 к.н. дней и больше, то их нужно учитывать, как весь отработанный месячный период. В случае, когда трудящийся проработал менее 15 дней, тогда месяц не учитывается;
- важно помнить, что если трудящийся отработал в организации 10,5 или 11 месяцев, не оформляя отпуск, то компенсационные выплаты ему полагается выдать полностью. То есть наниматель обязан компенсировать 28 основных дней для начисления отпускных. Но если использовался отпуск, то в выплату компенсации включают только остаток;
- в расчет отпускных включаются все виды отпусков, которые полагались увольняемому гражданину по Трудовому кодексу России, коллективному и трудовому договорам. Необходимо обратить внимание, что существуют определённые категории трудящихся, которым законом предоставляются дополнительные дни отпуска, назначаемые при определённых жизненных ситуациях. Проверьте, не входит ли увольняемый в льготную категорию;
- в случае наличия основания и непредоставления дней отдыха, компенсировать неиспользованный отпуск следует в полном объёме. Когда отработанный срок составил меньше одиннадцати месяцев или если работник воспользовался полагающимися отпускными, то число дней для компенсационных начислений необходимо рассчитывать по такой формуле:
- общая длительность очередного отпуска за год, состоящая из основного и дополнительных / 12 мес. * число отработанных месяцев по факту;
- из получившегося количества отнимаем отгулянные дни отпуска, предоставленные трудящемуся ранее.
Нужно обратить внимание на особенность округления при расчете дней отпуска. Если получаются дробные числа, то их нужно округлять в большую сторону.
Рассмотрим пример расчета отпускных увольняемого трудящегося. Предположим, сотрудник начал свою трудовую деятельность в данной организации с 1 сентября 2018 г. Колдоговор компании предусматривает предоставление ежегодного отпуска – 28 дней и четыре дополнительных дня за ненормированный труд. Трудящийся принял решение увольняться 20 марта 2019 г. Отпускные ему не предоставлялись. Выполним расчет компенсационной выплаты:
- определим количество отработанного периода: с 01.09.2018 по 28.02.2019 – 6 целых месяцев. В марте увольняемый отработал неполный месячный срок, но больше 15 к.н. дней, поэтому этот месяц можно посчитать, как полностью отработанный. В результате отработано 7 полных месяцев;
- выполним расчёт общей длительности отпускных:
- 28 дн. + 4 дн. = 32 дн.;
- вычислим дни для компенсационной выплаты:
- 32 / 12*7 = 18,7 дней.
Здесь нужно значение округлить до целого числа, т.е. работодатель обязан оплачивать 19 дн. компенсационной выплаты при увольнении.
Как рассчитывать компенсации за неизрасходованный отпуск при расчете с работы?
После расчета неиспользованных дней очередного отпуска и среднедневной зарплаты может быть посчитана компенсация отпуска за месяц или за всю деятельность на данном предприятии. Для этого примените такую формулу:
- неотгулянные дни отпуска * среднедневная зарплата
Эта формула является основной и чаще всего используется при подсчете компенсационных выплат при увольнении. Однако встречаются нестандартные случаи, где расчет производится по иным формулам.
Например, некоторым трудящимся, согласно норм ТК России, отпускные предоставляются в рабочих днях. К этой категории относятся работники, с которыми заключаются трудовые договоры на период до 2-х месяцев, и сезонные трудящиеся. Для этих сотрудников расчет компенсационных выплат при увольнении производится так же, как и в случае с рабочими днями по календарю. Т.е., как произведение числа не истраченных дней отпуска и среднедневной зарплаты.
Но в этой ситуации другой расчет дней неотгулянного отпуска определяется по формуле:
- число месяцев, которые отработаны у данного работодателя * 2 рабочих дня – израсходованные дни отпуска за время деятельности у этого нанимателя.
Особенности оформления
Требование ст. 122 ТК РФ устанавливает, что оплачиваемый отдых предоставляется работнику ежегодно на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ). Во время отдыха за «отпускником» сохраняется его место работы (должность) и средний заработок (ст. 114 ТК РФ), а уволить его нельзя.
Уволить работника можно только когда он: приступил к исполнению своих должностных обязанностей; написал заявление на отпуск с последующим увольнением, в этом случае последним рабочим днем будет считаться последний рабочий день, а днем увольнения — последний день отдыха (ст. 127 ТК РФ).
Количество оформляемых документов зависит от того, применяются ли у работодателя формы:
- унифицированные (для рассматриваемого случая — на основании постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1);
- собственные (утвержденные самостоятельно в соответствии с законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
- для организаций государственного сектора (по приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н, а также ведомственные, например, по приказу ФАС РФ от 01.07.2016 № 887/16).
Если применяются унифицированные, кадровая служба готовит два приказа: о предоставлении отдыха работнику (форма № Т-6); о расторжении трудового договора с работником (форма № Т-8).
Этот же принцип распространяется и на расчетные документы.
Если работодатель использует унифицированные формы, бухгалтерская служба готовит два документа:
- записку-расчет о предоставлении отдыха (форма № Т-60);
- записку-расчет при расторжении трудового договора (форма № Т-61).
В организациях госсектора и внебюджетных фондах применяются формы документов класса 05 (приказ № 52н), в частности, форма по ОКУД 0504425. Если унифицированные формы не применяются, то документы оформляются в порядке, установленном бюджетным законодательством РФ (для госсектора) либо самой организацией в соответствии с законом № 402-ФЗ.