Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

В каких случаях ставят код НН

Отсутствие работника по невыясненным причинам — это расшифровка НН в табеле —проставляется всякий раз и до тех пор, пока работник отсутствует на рабочем месте, а у ответственного лица нет документов о причинах его отсутствия. Даже если руководитель отсутствующего сотрудника клянется, что работник в прогуле (обозначение прогула в табеле учета рабочего времени — ПР или 24), то не торопитесь ставить этот код в документы первичного учета. Дождитесь, пока человек принесет документ, объясняющий отсутствие. Иначе табель с неверным кодом предоставят в бухгалтерию, а потом окажется, что работник отсутствовал по уважительной причине. Придется вносить изменения в документы первичного учета, пересчитывать заработную плату, делать лишнюю работу.

Как отмечать выходные с сохранением заработной платы в связи с карантином по коронавирусу

Эти дни не являются выходными в строгом смысле этого слова, и отмечать их кодом В или цифровым аналогом 26 неверно. Целесообразно ввести новое обозначение этого периода, например НОД — нерабочие оплачиваемые дни, и зафиксировать это в своей учетной кадровой политике. Если сотрудники в этот период работают, то им ставится код Я или 01.

Это правило действует в случае объявления нерабочих дней как на федеральном, так и на региональном уровне. В случае принятия решения об объявлении простоя по причинам, не зависящим от воли сторон трудового договора, в табеле ставим код НП или 32. Или другой вариант: РП в табеле учета рабочего времени — это простой по вине работодателя (или цифровой код 31), если из-за пандемии и работодателя временно нет занятий для персонала.

Сведения, которые содержатся в бланке, могут быть необходимы следующим категориям лиц и инспекций:

1. Бухгалтеру предприятия для расчета всех выплат, которые положены персоналу за прошедший период (зарплата, командировочные, отпускные и прочие).
2. Представителю Федеральной налоговой службы РФ с целью проверки правильности определения налоговой базы для расчета налогов, страховых взносов и их корректного начисления.
3. Проверяющему от фонда социального страхования населения – корректность начисления социальных пособий.
4. Инспектору по труду для выявления возможных нарушений прав работающих граждан страны.
5. Росстат – с целью сбора статистических данных.

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

После проведения всех необходимых операций специалист должен передать заполненный бланк в бухгалтерию для расчета и начисления заработной платы за указанный период. На основании полученных данных сотрудники бухгалтерии составляют расчетно-платежную ведомость на бланке, подготовленном по форме 0504401, либо расчетную ведомость на бланке, соответствующем форме 0504402.

Обратите внимание! Выбор формы для расчета заработной платы определяется в зависимости от действующих в организации правил документооборота, утвержденных локальным нормативным актом.

В случае, если при проведении проверки корректности сведений, внесенных в бланк учета рабочего времени, уполномоченным специалистом были выявлены неточности или нарушения, он не вправе вносить исправления непосредственно в проверяемую форму.

В этом случае ему необходимо составить так называемый корректирующий табель. Его отличительным признаком является соответствующая маркировка в графе «Номер корректировки». Первому корректирующему табелю присваивается номер 1, а далее нумерация проставляется в соответствии с номерами следующих корректирующих табелей.

Обратите внимание! В случае, если составляется первичный табель, который не подвергался редактированию, в этом разделе проставляется цифра 0.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Табель учёта рабочего времени: об обязанности ведения

Обязанность учитывать отработанное сотрудниками время определена в статье 91 ТК РФ. Распространяется она на всех работодателей вне зависимости от формы организации бизнеса и его размера. Вести табель должны в том числе микропредприятия, которые отказались от составления внутренних нормативных актов на основании положений статьи 309.2. Причина в том, что табель учёта рабочего времени не является ЛНА из сферы трудового права, поскольку не устанавливает какие-либо нормы. Это первичный учётный документ, а он обязателен для всех.

При этом неважно, какая система оплаты труда принята у работодателя – повременная или сдельная. Ведение табеля учёта рабочего времени работников обязательно в любом случае. Ведь фиксация отработанных часов нужна не только для расчёта зарплаты, но и для контроля исполнения режима труда и отдыха.

Отсутствие табеля учёта рабочего времени может повлечь штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, так как является нарушением норм трудового законодательства.

Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13

Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.

Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.

В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.

Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.

Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:

1. Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
2. Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.

В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.

В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Наиболее используемых кодов не так много. Например, 2000 – основная зарплата, кроме премии, 2012 – отпускные, 2300 – больничный, 2002 – премии, выплачиваемые не за счёт прибыли (уменьшают базу по налогу на прибыль), 2003– премии за счёт прибыли.

В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:

• Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
• Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
• Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».

В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.

Для чего необходим табель учета рабочего времени

Бланк представляет таблицу, содержащую сведения о присутствии на рабочем месте и числе пропусков за месяц по всем работникам учреждения. Этот бланк заполняется для:

1. Бухгалтера, который, благодаря заполненному табелю начисляет работникам оплату туда, отпускные, пособия, командировочные.
2. Налоговикам, которые занимаются проверкой правильного зачисления или вычитания налогов с оплаты труда. Для такой проверки сверяются сведения по отработанному времени, отображенному в табеле, со сведениями по расчету зарплаты. И если кому-нибудь выплачена зарплата за время отсутствия на работе, учреждению могут предъявить претензии по увеличению издержек, и соответственно в уменьшении налогового порога для отчисления налога на прибыль. За такое нарушение учреждение может быть оштрафовано до 40% неуплаченного размера налога (ст. 122 НК РФ). Кроме этого, учреждению придется перечислить недостающий размер налога государству, да еще и пени.
3. Сотрудникам ФСС РФ. Эта организация может проверить правильность выплат пособий, выдаваемых из средств фонда.
4. Трудовой инспекции, которая также может проверить по табелю, соблюдение прав трудящихся в части наличия сверхурочной трудовой деятельности. Если трудовик выявит непорядок, учреждение уплатит штраф, размер которого достигает до 50-ти тысяч рублей, а для руководства до 5-ти тысяч рублей. При повторном нарушении руководителем данной статьи, его могут снять с руководящей работы на срок до 3-х лет.
5. Статистическим структурам, которые, используя данные табеля, составляют отчеты (к примеру, ф № П-4).

Таким образом, учитывая такую важную роль бланка учета отработанных часов, его необходимо правильно оформлять.

Как заполнить табель учета рабочего времени?

Табель представляет собой поименный список всех работников компании. На протяжении учетного периода здесь ставятся отметки о том, как сотрудник использовал время, отведенное на работу. В списке необходимо присутствие всех работников, даже тех, которые были приняты на временную работу. В небольших компаниях ведением табеля занимается бухгалтерия. В крупных корпорациях, которые насчитывают множество подразделений, цехов и отделов, существует специальная должность − табельщик. Это ответственное лицо заполняет документ в соответствии с требованиями:

• табель можно заполнять, как на компьютере, так и вручную;
• подготавливается табель исключительно тем работником, который за него отвечает;
• открывается табель ежемесячно, первого числа. Два раза в месяц он подается в бухгалтерию: при выдаче аванса в середине месяца, и при начислении зарплаты за весь месяц;
• все фамилии, внесенные в табель, имеют табельный номер. Впоследствии он применяется во всех документах, которые используются для учета трудового времени и его оплаты;
• вычеркивать уволенных сотрудников и вписывать новых можно лишь в том случае, если составлены распоряжения руководителей;
• графы, находящиеся напротив фамилий, предназначены для указания отработанных часов;
• руководитель компании должен подписать документ перед выдачей зарплат.

Для оформления табеля заполняется форма Т-12. Для большего удобства здесь принято использовать обозначения в виде цифр и букв. Каждый код отображает определенное событие. К примеру, цифра «01» или буква «Я» заменяют слово «Явка». Эти обозначения свидетельствуют о том, что человек действительно был на работе. Существует большое количество условных обозначений для табеля. Несмотря на то, что эти коды достаточно просты, некоторые из них вызывают определенные вопросы:

1. Когда нужен код НН (неявка по невыясненным причинам)? Код проставляется все дни, которые работник отсутствует. Если кто-то из коллектива утверждает, что этот сотрудник прогуливает (код ПР), ответственное лицо не должно спешить его ставить. Лучше дождаться появления сотрудника. Возможно, его отсутствие имеет уважительные причины, что будет подтверждено документально. В этом случае понадобятся изменения в табеле, что не приветствуется в документах такого рода.
2. Какой код ставится в выходные, если человек в командировке? Закон позволяет использовать здесь оба кода: код К (командировка) и код В (выходной день). Как правило, компания выбирает наиболее подходящий для себя вариант.
3. Отмечаются ли выходные дни, если работник на больничном? В данной ситуации нужно использовать код Б (временная нетрудоспособность). Код ставится за весь больничный, включая выходные.
4. Человек в отпуске (ОТ), как отмечать его выходные дни? Выходные дни отмечаются кодом В, ведь они не учитываются при подсчете отпускных дней.
5. Нужно ставить обозначения цифрами или буквами? Со стороны закона не существует четких требований к обозначениям. Здесь каждая компания, в зависимости от удобства и сложившейся практики, выбирает для себя более подходящий способ.

Обохзначение букв	Числовой код	Обозначение
Я	01	Продолжительность работы в дневное время
Н	02	Продолжительность работы в ночное время
РВ	03	Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
С	04	Продолжительность сверхурочной работы
ВМ	05	Продолжительность работы вахтовым методом
К	06	Служебная командировка
ПК	07	Повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ	08	Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ОТ	09	Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОД	10	Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
У	11	Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
УВ	12	Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
УД	13	Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
Р	14	Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
ОЖ	15	Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
ДО	16	Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя
ОЗ	17	Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
ДБ	18	Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Б	19	Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству
Т	20	Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
ЛЧ	21	Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
ПВ	22	Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе
Г	23	Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
ПР	24	Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
НС	25	Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
В	26	Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни
ОВ	27	Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
НВ	28	Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
ЗБ	29	Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
НН	30	Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
РП	31	Простой по вине работодателя
НП	32	Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника
ВП	33	Простой по вине работника
НО	34	Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
НБ	35	Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
НЗ	36	Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени

• Определяемся со способом записи трудового времени:

1. учет прихода или отсутствия служащего,
2. учет нестандартных ситуаций (не явился, пришел не вовремя, трудился сверхурочно).

• Обозначение метода указания нескольких обозначений в один день:

1. через дробь (/),
2. организация 2 раздельных записей на сотрудника.

• Определяемся с методом указания точного рабочего времени:

1. по типу 2:30 (2 часа 30 мин),
2. десятичной дробью 2,5 ч.

• Решаем, как будем вносить изменения:

1. составлением отдельного корректирующего табеля,
2. своим способом.

• Выбираем кодирование:

1. буквы,
2. цифры.

Когда перечисленные выше шаги пройдены, можно переходить к внесению записей в табель. В таблице указаны шаги заполнения:

Шаг	Данные	Комментарий
1	Наименование фирмы и структурного подразделения	В верхней части заносится наименование компании или данные предпринимателя, указывается структурный отдел
2	Код ОКПО	8-значный для ООО, 10-значный для предпринимателя
3	№ бумаги, день оформления	Номер должен быть порядковый, дата почти всегда — крайний день периода
4	Отчетный период	Табель подается раз за календарный месяц
5	Сведения о сотруднике	Табельный No, ФИО, должность
6	Информация о пребывании на работе и часах работы	Заносятся коды
7	Суммы рабочих дней и часов за месяц	Графа 5: дни и часы за 1/2 месяца, графа 6: число дней и часов за месяц
8	Данные для произведения оплаты труда	Виды оплаты закодированы, поэтому вписывается код. Корр/счет — с него будут перечислены деньги на выплату сотруднику. Столбец 9 будет содержать число дней/часов по этому виду оплаты.
9	Информация об основаниях для отсутствия на работе	Гр. 10-12: коды причин и количество нерабочих часов
10	Подписи ответственного за составление таблицы, руководителя, кадровика

Отдельные случаи табелирования

В таблице рассмотрены отдельный случаи:

Случай	Решение
Ежегодный и доп. социальный отпуск (сотрудников с детьми)	Все дни указываются как отпуск, включая выходные, поскольку продолжительность отпуска вычисляется на основании календарных дней
Сотрудник был уволен в середине месяца	Отмечаются рабочие дни до увольнения, остальные дни помечаются крестом. Табельный номер может передаваться другому служащему только через 3 года
Известно, почему служащего нет на месте	Прогулы не отмечаются, пока сотрудник не принесет доказывающие причину неявки документы
Было известно, почему работник не явился, однако до момента сдачи табеля он не принес доказывающие причину отсутствия документы	Ставится «НН(30)» (неявка по неизвестным причинам); когда бумаги будут предъявлены, код меняется на соответствующий данному случаю

Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.

Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».

В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):

Должность	Числа месяца
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого дней (часов) явок (неявок) с 1-го по 15-е число
16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	Всего дней (часов) явок (неявок)
Кассир	4	4			4	4	4	4	4				4	4	4	40 ч
ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	10 дн.
4			4	4	4	4	4			4	4	4	4	4	84 ч
ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	В	В	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	ОРФ	21 дн.

Общие правила ведения табеля рабочего времени

На законодательном уровне ведение табельного учета обязательно для предприятий всех форм собственности. Наличие в штате организации хоты бы одного наемного сотрудника создает необходимость ведения табеля.

Табель — бланк, утвержденный на государственном уровне отражающий данные о явке трудящегося на работу и причины его отсутствия.

Ведение табельного учета позволяет быстро решать следующие задачи:

• четко контролировать рабочее и нерабочее время по каждой штатной единице;
• проверять соблюдение трудовой дисциплины. Это происходит благодаря скрупулезной фиксации опозданий, затянувшихся перерывов, не явок по различным причинам;
• исчислять сумму заработной платы за календарный период. Документ позволяет доказать правильность ее начисления;
• данные ведомости позволяют быстро получить всю информацию, необходимую для составления отчетности;
• легко обосновать штрафы, наложенные на сотрудника за нарушение графика явки на рабочее место.

Госкомстатом в 2004 году были предложены унифицированные формы для учета рабочего времени:

Документы для скачивания (бесплатно)

• Табель учета рабочего времени. Форма Т13
• Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Начиная с 2013 года, их использование не является обязательным. Унифицированные формы очень удобны, поэтому продолжают повсеместно использоваться, по сей день.

Заполнение форм можно осуществлять двумя методами:

• сплошная регистрация. Сотрудник кадровой службы заполняет каждый день табеля. Делается это при помощи буквенного или цифрового кода, с указанием количества часов;
• фиксация отклонений. Данный способ позволяет отмечать только дни, в которых произошло отклонение, от установленного графика. При этом используется только буквенная кодировка. Отмечаются исключительно опоздания, отпуска, больничные листы, работа в ночное время и другое.

Документы, определяющие учетную и кадровую политику предприятия, должны четко фиксировать методы ведения табеля, а также используемые коды и их расшифровка.

Ответственный за составление табеля работник назначается отдельным приказом. Если приказ не издан, обязанность прописывается в трудовом контракте. Без назначения, требование от сотрудника ведение табельного учета, является неправомочным. Для выполнения этой функции администрация предприятия может определить любого работника.

Заполненный документ передается для утверждения директору организации. После подписания руководителем табель направляется в бухгалтерию. При наличии большого количества структурных подразделений, круг лиц, подписывающих ведомость, может быть расширен.

Ведомость учета рабочего времени может заполняться следующими способами:

1. Вручную. Табельщик ежедневно делает соответствующие пометки в установленной форме.
2. Автоматизировано. Информация заносится в специальную программу, а табель распечатывается на конец месяца.

К заполнению табеля нужно отнестись со всей ответственностью, так как это первый документ, который затребует трудовая инспекция при проверке.

При заполнении ведомости необходимо соблюдать следующие правила:

Читайте так же: Правила оформления отпуска за ненормированный рабочий день согласно ТК РФ

• все изменения относительно личного состава (добавление сотрудника, изменение фамилии и тому подобное) должны сопровождаться приказом;
• документ оформляется в единственном экземпляре;
• если документ заполняется вручную, можно использовать чернила только черного и синего цвета;
• открывается табель не позднее 2-3го числа текущего месяца;
• закрывается табель в последний день отчетного месяца;
• для каждой штатной единицы отводиться отдельная графа. Следует полностью прописывать имя и отчество работника, во избежание путаницы между однофамильцами. Желательно, чтобы в ведомости был прописан табельный номер трудящегося;
• в горизонтальные ячейки напротив фамилий вноситься информация о явках, неявках и отработанных часах;
• каждый столбец табеля равен определенному дню месяца;
• заполнение табеля производится каждый день. Основанием для заполнения ячеек являются приказы, докладные записки и прочая служебная информация;
• при обнаружении ошибки после закрытия табеля необходимо оформить корректировочную форму. Она отражает только внесенные изменения.

Без подписи табельщика и руководителя организации, табель считается недействительным.

Похожие записи:

• Гаражная амнистия. Проблемы и особенности.
• Лучшие пулы для майнинга Ethereum и особенности начисления прибыли
• Налоговый вычет при покупке квартиры для ИП на ЕНВД