Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поставщики и подрядчики — это организации, которые поставляют предприятию необходимые ему товарно-материальные ценности или оказывают различные услуги. Первым документом, с которого начинается сотрудничество с поставщиком или подрядчиком является договор.
Порядок проведения проверки
Четкий порядок действий, которым контролер может руководствоваться при проверке финансово-хозяйственной деятельности учреждения, прописать достаточно сложно; это связано с особенностями организации деятельности каждого учреждения и личностными характеристиками проверяющего. Поэтому программой проверки обычно устанавливается перечень вопросов, обязательных для изучения, но не порядок действий работника, проводящего проверку. Тем не менее среди всех контрольных процедур можно выделить несколько основных блоков:
1. Приходя на проверку (если говорить о проверке, проводимой в рамках реализации мероприятий внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля), конторолеры изучают особенности организации деятельности учреждения (специфики отрасли, в которой осуществляет свою деятельность учреждение, источники поступления денежных средств и др.). Для получения необходимой в дальнейшей работе информации ревизоры знакомятся с уставом учреждения, учетной политикой и внутренними локальными актами, имеющими отношение к вопросам проводимой проверки. До начала проверки ревизоры на своем рабочем месте готовятся к проверке, изучая законодательные акты, регулирующие деятельность проверяемого учреждения.
2. Проводится анализ контрактов (договоров), заключенных, исполненных в проверяемом периоде. Если предметом проверки является проверка только расчетов с поставщиками и подрядчиками, то проверка соблюдения учреждением норм законов о контрактной системе и о закупках товаров, работ, услуг не осуществляется. Контролеры изучают контракты (договоры) на предмет правильности расчетов, то есть смотрят, на какую сумму был заключен контракт (договор), каков размер авансового платежа по нему, был или нет перечислен авансовый платеж по контракту (договору), исполнен ли контракт (договор), завершены ли расчеты по контракту (договору) и др.
Проверка расчетов с дебиторами
При выявлении у учреждения на отчетную дату сумм дебиторской задолженности ревизор:
1. Проводит анализ учетной политики в отношении порядка отражения (признания) в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам, в том числе по отражению обеспечительных платежей, залоговых операций.
2. Проводит проверку всех записей в регистрах бухгалтерского (бюджетного) учета по расчетам с дебиторами, произведенных на основании первичных учетных (оправдательных) документов, оформленных в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, на предмет их своевременного отражения в учете и правильной оценки.
3. Проводит анализ операции по списанию дебиторской задолженности по расчетам с дебиторами, устанавливает наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания дебиторской задолженности.
4. Проводит проверку осуществления учреждением инвентаризации расчетов с дебиторами. При этом обращается внимание на то, что выявленные в результате инвентаризации отклонения своевременно и в полном объеме отражены в бухгалтерском (бюджетном) учете и отчетности.
Бухучет расчетов с поставщиками и подрядчиками
Термин «поставщики» бухгалтерский учет трактует, как все контрагенты предприятия, поставляющие ТМЦ или оказывающие услуги/работы. Если сделка не относится к разовой, взаимоотношения должны иметь юридический статус, который достигается путем заключения договора. Основные требования к оформлению контрактов содержит ГК – стат. 455, 506 и др. Если партнер – иностранное лицо, на подобные сделки распространяются международные правила расчетов.
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и покупателями подразделяет заключаемые сделки на 2 категории:
- По приобретению имущественных прав на товары, материалы, продукцию, ТМЦ и пр. – заключаются договора мены, купли-продажи, переуступки, другие.
- По выполнению работ/услуг – заключаются договора подряда, оказания услуг, НИОКР, выполнения работ, подачи света/газа, другие.
Пример № 1. Поставщики и подрядчики
ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» заключило договор с поставщиком ООО «Продавец» на сумму 100 000 рублей на приобретение спортивного оборудования за счет средств субсидии на выполнение госзадания. По условиям договора предусмотрен аванс в сумме 30 000,00 рублей. Бухгалтер составил проводки по расчету с поставщиками:
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|---|---|---|---|
|
Перечислен аванс на расчетный счет поставщика ООО «Продавец» |
4 206 31 560 |
4 201 11 610 |
30 000,00 |
|
Учреждение получило оборудование |
4 106 31 310 |
4 302 31 730 |
100 000,00 |
|
Зачтен выплаченный аванс за поставку спортивного оборудования |
4 302 31 830 |
4 206 31 660 |
30 000,00 |
|
Поставщику перечислен остаток за спортоборудование |
4 302 31 830 |
4 201 11 610 |
70 000,00 |
Корреспонденция по кредиту счета 60
По кредиту счет корреспондирует со счетами учета активов: 07, 08, 10, 15, 19, а также 20, 41, 44, 94. Например, в дебете счетов 10, 15 и 41 отражают суммы поступивших от поставщиков МПЗ или ТМЦ. Расходы, которые несет предприятие по доставке товаров или материально-производственных запасов, отражают в дебете счетов 20 или 44 в корреспонденции с кредитом счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При поступлении оборудования, которое требует установки, суммы относят к дебету счета 07.
Если счет 60 акцептуют, т. е. покупатель дает свое согласие на погашение возникшей вследствие поставки задолженности, то сумму, на которую проводят операцию, указывают в кредите счета 60. Здесь же принято указывать величину НДС по ТМЦ и МПЗ, а также недостачи, связанные с процессом приема товаров.
Все операции, выполняемые бухгалтером, должны соответствовать нормативным актам. Эти акты представляют собой документы, устанавливающие методологию, порядок ведения бухучета. Бухучет компании должен соответствовать Международным стандартам учета. Рассмотрим все прочие нормативные акты, регулирующие расчеты:
- ФЗ «О бухучете» №402. В законе содержатся правила регулирования бухучета, его ведения. В акте указано, что все положения учета должны соответствовать нормативным документам.
- НК РФ. На основании кодекса дебиторский долг, исполнение которого невозможно, относится к внереализационным расходам.
- ГК РФ. Утверждает необходимость осуществления любых операций с контрагентами на основании ранее заключенного соглашения. Устанавливает также срок взыскания дебиторских долгов.
- Приказ Минфина от 27.04.2012. Также регулирует дебиторский долг.
- План счетов бухучета и инструкция по его использованию. Устанавливает необходимость включения дебиторского долга в состав прочих расходов.
Расчеты с подрядчиками и поставщиками также регулируются локальными актами самой фирмы. Эти акты не должны противоречить законодательству.
Бухгалтерские проводки
Расчеты с поставщиками и подрядчиками предполагают использование следующих проводок:
- ДТ60.2 КТ51. Перечисление аванса поставщику.
- ДТ10.1 КТ60.1. Принятие к вычету заказанной продукции.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по купленной продукции.
- ДТ76 КТ60.1. Выставление претензии по недостаче продукции.
- ДТ60.1 КТ60.2. Зачет аванса.
- ДТ10.1 КТ76. Допоставка продукции.
- ДТ19 КТ76. Отражение НДС по допоставке.
- ДТ68 КТ76. Использование права на поставку НДС с аванса к вычету. Основанием процедуры является счет-фактура.
- ДТ08 КТ60.1. Принятие к учету оказанной услуги.
- ДТ19 КТ60.1. Отражение НДС по оказываемым услугам.
- ДТ60.1 КТ51. Оплата остатка суммы по услугам.
- КТ76 КТ68. Восстановление НДС с аванса.
В рамках расчетов с контрагентами возможен взаимозачет однородных требований. Это одна из форм погашения обязательств. Зачет встречного аналогичного требования регулируется статьей 410 ГК РФ. Если оба участника соглашений имеют долг перед друг другом, обязательства могут быть уменьшены на размер меньшей задолженности. Взаимозачет не проводится в случаях, оговоренных в статье 411 ГК РФ. К примеру, это долг по алиментам, компенсации за ущерб здоровью. Взаимозачет отражается этой проводкой: ДТ19 КТ60.1.
С какими счетами корреспондируется
Действующая инструкция устанавливает, что счет 60 может корреспондировать со следующими счетами:
По дебету:
- Со сч. 50 — Осуществление оплаты наличными средствами.
- Со сч. 51 – Расчеты производятся безналичным путем.
- Со сч. 52 — Когда расчеты осуществляются через валютный счет.
- Со сч. 55 — для оплаты используются специальные счета.
- Со сч.60, 62, 76 — по договорам взаиморасчетов.
- Со сч.66 — когда оплата осуществляется с использованием заемных средств.
- Со сч. 79 — когда за организацию счета оплачивает головная компания.
- Со сч. 91 — списывается просроченная кредиторская задолженность.
- Со сч. 99 – списание задолженности в чрезвычайных обстоятельствах
По кредиту:
- Со сч. 07 — приобретение оборудования, для которого требуется проведение монтажа.
- Со сч. 08 — приобретение объектов основных средств.
- Со сч. 10 — приобретение материалов.
- Со сч. 15 — когда учет поступления материалов ведется с применением этого счета.
- Со сч. 19 — при выделении входящего НДС.
- Со сч. 20,23,25,26, 29, 44 – когда осуществляется приобретение работ и услуг.
- Со сч. 41 — при поступлении товаров, которые будут в дальнейшем перепродаваться.
- Со сч. 50,51,51, 55 — при возвращении излишне оплаченных сумм.
- Со сч. 60, 76, 79 — при взаиморасчетах.
- Со сч. 91 – при списании просроченной дебиторской задолженности по счету
- Со сч. 94 — при выявлении недостачи в поставках от поставщиков.
- Со сч. 97 — при оприходовании расходов, которые подлежат распределению в течение определенного периода (например, арендной платы, ОСАГО и т.д.)
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками — минимум теории
Если говорить о сути участка работы с поставщиками, то скажем всего два слова – мы покупаем, и мы оплачиваем. Детали этого участка раскрываются в ситуациях, которые возникают когда мы покупаем или оплачиваем. Например.
Мы покупаем у поставщиков материалы, товары, основные средства, услуги. А если материальные ценности пришли с дополнительными суммами на транспортировку, то как их учитывать? А если оказывается, что в поставке брак, недостача. Как тут действовать?
Поставщик может сказать, что мы ему должны некую сумму, а у нас в учете совсем другая сумма. Что делать? Здесь без сверки взаиморасчетов не обойтись. И это еще не все.
Поставщик, которому мы должны, сделал новую фирму и перевел наш долг на нее. а что в этом случае нам делать?
Видите, получается много разных ситуаций. Но они просты и при правильном понимании сути – без труда можно предположить, какая нужна проводка.
К тому же, указанные ситуации для небольших предприятий – редкие случаи. В общем, ничего трудного и страшного нет. Читайте статьи сайта, занимайтесь на практических занятиях и, в самое короткое время Вы все поймете. Ну, а сейчас продолжаем.
К
поставщикам и подрядчикам относят
организации, поставляющие сырье и другие
товарно-материальные ценности, а также
оказывающие различные виды услуг и
выполняющие различные работы.
Поступление
материальных ценностей от поставщиков,
выполнение работ и оказание услуг
подрядчиками производятся на основании
заключенных организацией договоров. В
договорах содержатся вид поставляемых
товаров, выполняемых работ или оказываемых
услуг, условия поставки, сроки отгрузки
товаров, выполнения работ, оказания
услуг, порядок расчетов (условия
платежей).
Если же
поставщики или подрядчики – иностранные
фирмы, то организации должны рассчитываться
с ними в соответствии с международными
правилами, которые были обобщены
Международной торговой палатой в
Унифицированные правила по инкассо (в
ред. 1978 г., публикация МТП № 322) и в
Унифицированные правила и обычаи для
документарных аккредитивов (в ред.
1983 г., публикация МТП № 400).
В
настоящее время организации сами
выбирают форму расчетов за поставленную
продукцию или оказанные услуги.
Все
сделки с поставщиками и подрядчиками
можно разделить на две группы в зависимости
от предмета и сущности договоров.
Предмет
договоров первой группы – приобретение
любых товаров и имущественных прав.
Формы договоров: купли-продажи, поставки,
энергоснабжения, мены. Во вторую группу
входят расчеты с подрядчиками.
Основные
формы договоров: подряда, возмездного
оказания услуг, на выполнение НИОКР.
Расчеты
с поставщиками и подрядчиками
осуществляются после отгрузки ими
товарно-материальных ценностей,
выполнения работ и оказания услуг либо
одновременно с ними с соглашения
организации или по ее поручению.
Учет
расчетов с поставщиками и подрядчиками
ведется на счете 60 «Расчеты с поставщиками
и подрядчиками». Авансы выданные также
учитываются на счете 60.
- На счете
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
ведется учет расчетов: - • по
расчетным документам, которые акцептованы
и подлежат оплате; - • по
расчетам, осуществляемым в порядке
плановых платежей; - • по
расчетным документам, по которым не
поступили счета-фактуры (неотфактурованные
поставки); - • по
излишкам товарно-материальных ценностей,
выявленным при их приемке. - По
кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками
и подрядчиками» в корреспонденции со
счетами учета производственных запасов
(10, 15, 16), товаров (41, 45), затрат на производство
(20–29) отражается задолженность организации
поставщикам и подрядчикам: - • за
фактически поступившие товарно-материальные
ценности, принятые работы и оказанные
услуги; - • за
услуги по доставке товарно-материальных
ценностей; - • за
услуги по переработке материалов
организации сторонними организациями.
В
задолженность поставщикам и подрядчикам
входит также и налог на добавленную
стоимость.
Сумма НДС включается
поставщиками и подрядчиками в счета на
оплату и отражается у покупателя по
дебету счет 19 «Налог на добавленную
стоимость по приобретенным ценностям»
и кредиту счета 60.
Погашение задолженности
перед поставщиками записывается по
дебету счета 60 и кредиту счетов учета
денежных средств (51, 52, 55) или кредитов
банка (66, 67). При этом суммы выданных
авансов и предварительной оплаты
учитываются обособленно (табл. 9.1).
Таблица
9.1Типовые корреспонденции по учету
расчетов с поставщиками и подрядчиками
При
неотфактурованных поставках счет 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
кредитуется на стоимость поступивших
ценностей, определенную исходя из цены
и условий, предусмотренных в договорах.
При
учете расчетов по импорту к счету 60
«Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
открывается субсчет «Импортные поставки».
По кредиту этого субсчета записываются
суммы расчетных документов иностранного
поставщика. Расчеты ведутся в валюте
контракта. Курсовая разница, возникающая
между курсом дня акцепта и курсом дня
оплаты, списывается на счет 91 «Прочие
доходы и расходы».
- Аналитический
учет по счету 60 ведется по каждому
предъявленному счету, а расчеты в порядке
плановых платежей – по каждому поставщику
и подрядчику. При этом построение
аналитического учета должно обеспечить
возможность получения необходимых
данных по поставщикам: - • по не
оплаченным в срок расчетным документам; - • по
неотфактурованным поставкам; авансам
выданным; - • по
выданным векселям, срок оплаты которых
не наступил; - • по
акцептованным и другим расчетным
документам, срок оплаты которых не
наступил; - • по
просроченным оплатой векселям; - • по
полученному коммерческому кредиту и
др.
Независимо
от оценки товарно-материальных ценностей
в аналитическом учете счет 60 «Расчеты
с поставщиками и подрядчиками» кредитуется
согласно расчетным документам поставщика.
В случае если счет поставщика был
акцептован и оплачен до поступления
груза, а при приемке на склад поступивших
товарно-материальных ценностей
обнаружилась их недостача сверх
предусмотренных в договоре величин
против отфактурованного количества, а
также если при проверке счета поставщика
или подрядчика (после того как счет был
акцептован) были обнаружены несоответствие
цен, обусловленных договором, а также
арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты
с поставщиками и подрядчиками» кредитуется
на соответствующую сумму в корреспонденции
со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами
и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по
претензиям». В данном случае в учете
фиксируется дебиторская задолженность,
явившаяся следствием невыполнения
своих обязательств одной из сторон –
участников договора. Такие неисполненные
обязательства могут предъявляться:
- • поставщикам,
транспортным и другим организациям по
выставленным им счетам (при акцепте их
покупателями и заказчиками) – в связи
с невыполнением отдельных условий по
договору, а также возникновением недостач
груза в пути, возмещением в связи с этим
штрафов, пеней, неустоек или выявлением
арифметических ошибок в счетах; - • поставщикам
или организациям, перерабатывающим
материалы заказчика, – за выявленные
отклонения по качеству против нормативов,
ГОСТ или технических условий; - • поставщикам
и подрядчикам – за простои и допущенный
брак. Размер этих потерь принимается к
учету в суммах, признанных виновной
стороной или присужденных арбитражным
судом; - • банкам
– по суммам, ошибочно списанным по
счетам организации.
В
аналитическом учете информация по
субсчету 2 «Расчеты по претензиям»
осуществляется по каждому дебитору в
разрезе отдельных видов претензий.
Удовлетворение их отражается в
бухгалтерском учете записью по дебету
счетов 50, 51 и других счетов денежных
средств и кредиту счета 76-2.
- Если в
организации практикуется проведение
расчетов за поставленные ценности, то
в учете должны соблюдаться следующие
моменты: - • аналитический
учет по счету 60 должен обеспечить
возможность получения данных в разрезе
поставщиков по выданным векселям, срок
оплаты которых не наступил, и по
просроченным векселям (отдельный субсчет
«Векселя выданные»); - • по
векселям, просроченным с оплатой, с
истекшим сроком исковой давности
необходимо своевременно списать
кредиторскую задолженность на прочие
доходы организации; - • если
по выданному векселю предусмотрено
начисление процентов (или дисконт), то
эти проценты должны своевременно
увеличивать кредиторскую задолженность
организации и отражаться на счетах
учета прочих доходов и расходов (по
дебету счета 91).
Размер
начисленных по долговому обязательству
процентов согласно ст. 269 НК РФ не должен
существенно (более чем на 20 % в ту или
иную сторону) отклоняться от среднего
уровня процентов, взимаемых по долговым
обязательствам, выданным в том же
отчетном периоде на сопоставимых
условиях.
Если же долговые обязательства,
выданные в том же отчетном периоде на
сопоставимых условиях, отсутствуют, то
предельная величина процентов,
признаваемых расходом, принимается
равной ставке рефинансирования Банка
России, увеличенной на 10 % (если
обязательство – в рублях) и увеличенной
на 15 % (если обязательство – в валюте).
В
налоговом учете проценты по заемным
средствам, связанным с приобретением
материальных ценностей, отражаются в
составе внереализационных расходов,
тогда как в бухгалтерском учете эти
проценты включаются в состав прочих
расходов только после принятия ценностей
к учету. До этого момента проценты по
заемным средствам включаются в стоимость
приобретаемых материальных ценностей.
Отражение учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерской отчетности
В бухгалтерском балансе по состоянию на отчетную дату отражаются сведения о размере кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, если такая задолженность имеет место. Наличие кредиторской задолженности подтверждается кредитовым сальдо по счету 60.
В отчете о движении денежных средств отражаются все платежи поставщикам и подрядчиками за отчетный период. Информация о платежах отражается в оборотах по счета 50 (51, 52), а именно в оборотах по кредиту данных счетов.
В отчете о финансовых результатах может отражаться списанная кредиторская задолженность в составе прочих доходов, если такое списание имело место в организации за отчетный период.
В данных формах отчетности расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются кратко. Более подробно расчеты отражаются во внутренних формах отчетности предприятия.
Расчеты с дебиторами и состав дебиторской задолженности
В настоящее время в условиях большой конкуренции многие субъекты хозяйствования широко применяют в своей деятельности такие виды расчетных операций, как рассрочка платежей, поэтапное погашение оговоренной суммы и т.п. Но при этом необходимо учесть, если время поставки продукции не совпадает со временем получения оговоренной за нее денежной суммы, то появляется дебиторская задолженность.
Если рассматривать бухгалтерский баланс предприятия, дебиторская задолженность входит в состав активов, то есть имущества. По своей сути она является частью имущества организации, которая принадлежит ей на праве собственности, однако находится у других лиц – хозяйствующих субъектов. Предполагается, что в будущем эта задолженность будет погашена денежными средствами или же с помощью бартера поставкой товаров (оказанием услуг, выполнением работ).
В теории бухгалтерского учета уже сформулировано значительное количество определений дебиторской задолженности с различных точек зрения. Так, Ф.Н. Филина определяет рассматриваемую категорию следующим образом: «Дебиторская задолженность — это сумма долгов, причитающихся предприятию, от юридических или физических лиц в итоге хозяйственных взаимоотношений с ними». Ю.А. Бабаев предлагает следующее определение: «Под дебиторской задолженностью понимают задолженность другой организации, работников и физических лиц данной организации». Иными словами, это задолженность покупателей за купленную продукцию, подотчетных лиц за выданные им под отчет денежные суммы и др.».
Дебиторскую задолженность, как можно заметить на рисунке 1, делят по видам задолженности и по срокам образования.
Счет используют для учета расчетов с контрагентами. Долг компании за приобретенные товары или услуги фиксируют по кредиту. Например, компания получила от поставщика сырье, значит бухгалтер сделает проводку:
Дт 10 Кт 60 — получены товары от контрагента
Таким образом, у компании увеличился запас сырья, и вырос долг перед поставщиком, так как сырье еще не оплачено. По дебету задолженность снижается, например из-за оплаты счета за сырье. Тогда бухгалтер делает проводку:
Дт 60 Кт 51 — оплачен счет поставщика
Счет 60 — активно-пассивный. На конец периода может быть остаток по дебету или кредиту. Сумма по дебету означает, что ТМЦ были оплачены авансом, и поставщик еще их не передал. По кредиту — это долг компании перед контрагентом.
Компания приобрела ОС. Доставку и монтаж осуществляют две разные организации. Все поставщики находятся на общей системе налогообложения. Отобразим через счет 60 в бухгалтерском учете «Расчеты с контрагентами»:
- ДТ08 КТ60 – оприходовано оборудование (без НДС);
- ДТ19 КТ60 – начислен НДС;
- ДТ68 КТ19 — отражаем вычет НДС на основании фактуры;
- ДТ60 КТ51 — оплата поставщику;
- ДТ08 КТ60 — оплата транспортных услуг (без НДС);
- ДТ19 КТ60 — НДС по автотранспортным услугам;
- ДТ68 КТ19 — отражаем вычет НДС на основании фактуры;
- ДТ60 КТ51 — оплата автотранспортной компании;
- ДТ08 КТ60 – учтена стоимость услуг по монтажу и наладке (без НДС);
- ДТ19 КТ60 — НДС по услугам монтажа;
- ДТ68 КТ19 — отражаем вычет НДС на основании фактуры;
- ДТ60 КТ51 — оплата за услуги монтажа оборудования.
- ДТ01 КТ08 — ввод ОС в эксплуатацию.
Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками — минимум теории
Если говорить о сути участка работы с поставщиками, то скажем всего два слова – мы покупаем, и мы оплачиваем. Детали этого участка раскрываются в ситуациях, которые возникают когда мы покупаем или оплачиваем. Например.
Мы покупаем у поставщиков материалы, товары, основные средства, услуги. А если материальные ценности пришли с дополнительными суммами на транспортировку, то как их учитывать? А если оказывается, что в поставке брак, недостача. Как тут действовать?
Поставщик может сказать, что мы ему должны некую сумму, а у нас в учете совсем другая сумма. Что делать? Здесь без сверки взаиморасчетов не обойтись. И это еще не все.
Поставщик, которому мы должны, сделал новую фирму и перевел наш долг на нее. а что в этом случае нам делать?
Видите, получается много разных ситуаций. Но они просты и при правильном понимании сути – без труда можно предположить, какая нужна проводка.