Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка Т-2: правила заполнения и образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
Шаг 1. Заполняем раздел I
Этот раздел заполняют сведениями из паспорта сотрудника. Их вписывают разборчивым почерком, сокращения недопустимы. Есть нюансы, которые следует учитывать:
- Дату рождения вписывают полностью, но записать ее в формате ДД.ММ.ГГГГ не возбраняется.
- Запись о месте рождения (до 100 знаков). Использование географических сокращений допускается (гор., обл. и т. д.), но такие термины, как аул, кишлак, станица и село требуется вписывать целиком.
- При наличии двойного гражданства указывают наименование государства, гражданином которого является служащий.
- Обязательно отражают степень знания иностранного языка в личной карточке — английский, немецкий или иной язык.
- Наименование образовательного учреждения, которое закончил служащий, вписывается таким образом, чтобы было понятно, какое учебное заведение он закончил. Затем прописывают профессию.
Порядок заполнения личной карточки
Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.
Затем заполняется таблица, в которой указываются:
-
дата составления личной карточки;
-
табельный номер, который присваивается работнику;
-
ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;
-
в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;
-
в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;
-
в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;
-
в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).
Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.
Затем заносятся общие сведения о работнике:
-
Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;
-
знание иностранного языка;
-
образование и сведения о документе об образовании;
-
профессия (основная и другая);
-
стаж работы;
-
сведения о наличии брака и составе семьи;
-
паспортные данные;
-
адрес места жительства (регистрации и фактический);
-
номер телефона.
Личная карточка: электронная или бумажная
В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.
Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I — III карточки своей подписью.
Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.
Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.
В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации, приведенным в Постановлении N 1, личные карточки заполняются сотрудником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Остальные сведения для заполнения карточки при оформлении трудоустройства работник сообщает самостоятельно.
Вопрос о том, в каком виде — бумажном или электронном — вести карточку, также встает перед работодателями, однако Указания не дают на него ответа. Считаем, что заполнение личной карточки в бумажном виде неизбежно, так как с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под подпись.
Раздел I «Общие сведения»
Данный раздел предназначен для внесения личных данных сотрудника — паспортных данных, сведений об образовании, гражданстве, о том, состоит ли он в браке.
Но первым делом заполняем графу «Трудовой договор», указывая в ней дату и номер договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются пункты с первого по четвертый:
А) фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
Б) дата рождения указывается словесно-цифровым способом (например, «15 января 1979 г.»);
В) место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений («г.» — город, «р-н» — район, «р. п.» — рабочий поселок и т. д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
Г) в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:
— гражданин Российской Федерации (код «1»);
— гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код «2»);
— иностранный гражданин (код «3») — с указанием названия государства (например, «иностранный гражданин (Республика Таджикистан)»);
— лицо без гражданства (код «4») — указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» разд. I формы указывается степень знания языка: «Владею свободно», «Читаю и могу объясниться», «Читаю и перевожу со словарем».
Пункт 6 «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Записи могут быть такими: «среднее профессиональное образование (техникум/колледж)», «высшее образование (университет/академия/институт)» и пр. Далее заносятся:
— наименования учебных заведений;
— данные о документе, подтверждающем получение образования;
— год окончания обучения;
— направление или специальность по документу об образовании.
Примечание. Для послевузовского образования предусмотрены отдельные строки.
Если места для внесения всех образовательных организаций не хватает, можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные.
Заполняя п. 7 «Профессия», нужно указать профессию без сокращений на основании документа, подтверждающего ее наличие. В нормативных документах не говорится, какую профессию работника (при наличии у него нескольких профессий) следует указывать как основную. Мы считаем, что наиболее логично в качестве основной указать ту профессию, которая представляет наибольший интерес для работодателя и по которой работник принимается на работу. В качестве «другой» рекомендуется указать все профессии, имеющиеся у работника (эта информация может оказаться необходимой при решении вопроса о переводе на другую подходящую работу, например при сокращении штата и в других предусмотренных законом случаях).
В пункте 8 содержатся данные о стаже — общем, непрерывном и дающем право на надбавку за выслугу лет (в карточке Т-2ГС (МС) дополнительно предусмотрена строка для стажа государственной (муниципальной) службы для доплаты к пенсии). В любом случае стаж рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. Порядок подсчета можно позаимствовать в Постановлении Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п, в соответствии с которым подсчет стажа осуществляется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала периодов работы. Разница этих сумм и составляет продолжительность общего стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к продолжительности общего трудового стажа по каждому случаю увольнения добавить один день.
К сведению. Состояние в браке (п. 9) заполняется в соответствии с ОКИН (например, «Никогда не состоял в браке», «Состоит в зарегистрированном браке», «вдовец»), не допуская формулировок типа «холост» или «женат».
В графе «Состав семьи» необходимо указать только ближайших родственников, с которыми работник проживает. Это могут быть мать, отец, брат, муж, дочь и т. п. Для заполнения п. 11 «Паспорт» нужно внести в личную карточку реквизиты документа, удостоверяющего личность. А информацию из штампа о месте регистрации надо внести в п. 12 «Адрес места жительства: по паспорту». Если место фактического проживания отличается от регистрации, со слов работника заполняется «Адрес места жительства: фактический».
Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.
Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.
Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством
Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.
Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.
Личная карточка – один из элементов учёта кадров, который ведётся отделом по управлению персоналом. Она содержит полную и подробную информацию о каждом сотруднике со дня его вступления в должность до увольнения. Специалист кадрового отдела заполняет данный документ самостоятельно, опираясь на предоставленные новым сотрудником документы. Не разрешается, чтобы работник сам заполнял данную карточку.
Как только был подписан трудовой договор с новым наёмным работником, на него заводится личная карточка. Она ведётся на протяжение всего процесса работы и может пополняться новыми сведениями. Собираемые данные должны быть в рамках рабочего процесса и не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.
Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения 2020 года
Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.
Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:
- премирования;
- дисциплинарного взыскания;
- ухода в отпуск;
- внутреннего перевода;
- увольнения.
Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.
Она должна находиться:
- на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
- на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
- на 4 странице – фиксация информации об увольнении.
Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.
Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.
Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.
Бланк содержит 11 разделов, расположенных на 4 страницах. Две первые страницы должны заполняться непосредственно при трудоустройстве. Остальные листы подлежат заполнению в процессе работы.
Чтобы не допустить ошибок в оформлении и ведении личной карточки, следует придерживаться следующих правил, утвержденных соответствующими нормативными актами.
- Заполнять форму можно от руки (синей или черной пастой) либо печатать посредством компьютера.
- 2 раздел личной карточки должен быть заполнен исключительно от руки.
- Помарки, исправления и неразборчивый почерк не допускаются.
- Сверку военных комиссариатов с документами воинского учета отмечают простым карандашом.
- Карточку удобнее вести на картоне, а не на простой бумаге, во избежание быстрого изнашивания.
Прежде чем перейти к внесению информации в основные разделы, необходимо заполнить шапку бланка. В нее надо вписать полное название организации и ее код ОКПО.
Особенности заполнения личной карточки работника по форме Т-2
Карточки по форме Т-2 являются необходимыми для каждого предприятия в РФ. Они должны храниться в алфавитном порядке, в некоторых случаях их также разделяют по отделам, в которых работают субъекты. Впрочем, законодательно регламентированных требований относительно оформления хранения таких карточек не предусмотрено.
Бланк рассматриваемого документа предполагает титульный лист и 11 разделов. Ответственным субъектом за ведение личных карточек персонала выступает кадровый сотрудник. В обстоятельствах, когда компания не имеет кадрового подразделения, все подобные бумаги должен оформлять управленец.
К особенностям данной формы уместно отнести:
- 1 и 2 страницы бумаги должны оформляться в процессе приема на работу, 3 и 4 страницы – на протяжении его трудовой деятельности;
- форма Т-2 формируется на основании перечня бумаг, которые предоставляет сотрудник;
- с целью упрощения труда кадрового сотрудника также правомерно использовать компьютерную технику;
- заполнение рассматриваемого бланка не допускается лично работником.
Образец заполнения личной карточки работника форма Т-2
Рассмотрим порядок заполнения бланка Т-2 подробнее ниже.
Заполнение «шапки» личной карточки
Вверху бланка расположены строки для указания следующей информации о сотруднике:
- название организации, ее ОКПО;
- дата заполнения Т-2;
- табельный номер — индивидуальный номер, присваиваемый конкретного сотруднику при приеме его на работу, данный номер сохраняется за работником на протяжении всего периода его работы в данной организации;
- ИНН сотрудника;
- номер СНИЛС;
- алфавит — первая буква фамилии работника;
- характера работы — постоянная или временная;
- вид работы — основная или по совместительству;
- пол — М или Ж.
Заполнение первого раздела бланка личной карточки работника:
Здесь отражаются общие сведения о физическом лице:
- номер и дата трудового договора;
- ФИО;
- место и дата рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- сведения об образовании и учебном заведении;
- профессия;
- стаж работы на основании трудовой книжки;
- семейное положение и состав семьи;
- реквизиты паспорта;
- адрес места жительства;
- номер телефона.
При необходимости также заполняются справа коды по различным классификаторам.
Что это за форма и когда она нужна
Прежде чем разбирать образец заполнения формы Т-2, отметим, что ее бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Документ ведут на каждого отдельного сотрудника. Это удобно, поскольку позволяет работодателю иметь полное досье на сотрудника. Дело в том, что в карточку записываются сведения:
- о дате и месте рождения;
- гражданстве;
- образовании, в том числе дополнительном, и профессиональной подготовке;
- знании иностранных языков;
- стаже работы;
- составе семьи;
- адресе регистрации и проживания;
- отношении к военной службе;
- результатах аттестаций;
- награждениях;
- отпусках;
- льготах;
- иные сведения.
Все эти данные аккумулируются работодателем для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Например, информация о составе семьи позволит включить детей работника в список получателей новогодних подарков или путевок в летние лагеря. Сведения о наличии дополнительного образования или знании иностранных языков дадут возможность предложить сотруднику другую должность или отправить его в заграничную командировку. Данные о награждениях и стаже рассматриваются как основание для направления документов коллеги на награждение на более высоком уровне. Отсюда вывод: личная карточка сотрудника — очень удобный и полезный источник информации для работодателей.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Особенности заполнения разделов личной карточки работника по форме Т-2
Карточка имеет ряд пунктов, каждый из которых подлежит заполнению. В частности, разделы формы Т-2 должны оформляться следующим образом:
- Первый раздел. Он предполагается для внесения личных сведений о субъекте. Для этого потребуется его паспорт. Дата рождения должна прописываться полностью, например, 10 октября 1980г. В свою очередь, в строке «Код» необходимо дублировать сокращенный формат: 10.10.80. Отметка о месте рождения не должна быть длиннее 100 знаков, соответственно, здесь допускаются сокращения. Например: «г. Москва». Также название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать на усмотрение нанимателя, однако без ущерба для смысла. Состав семьи должен включать всех родственников, проживающих с гражданином, а также родственников первой линии. Их ФИО необходимо указывать полностью, без сокращений. Прописка совпадает с фактическим местом проживания, то нет необходимости дублировать адрес. Наиболее сложным в первом разделе является указание ОКАТО, ОКИН, ОКСО и ОКПДТР. Данные шифры должны быть внесены без помарок кадровым сотрудником. В случае, если при обозначении кодов были допущены ошибки, карточку необходимо переделать.
- Второй раздел. Сюда следует вносить информацию о воинском учете. Первый пункт раздела не нужно оформлять, если работник является офицером запаса. П. 3 не должен содержать сокращений. 7-й пункт, где отражается состояние субъекта относительно воинского учета, заполняется карандашом, так как данный раздел может поменяться. Второй раздел должен быть визирован начальником кадрового подразделения и сотрудником.
- Третий раздел посвящается информации о приеме на должность и различных переводах. Именно от данного раздела зависит весь стаж субъекта. Ошибки и помарки в рассматриваемом пункте недопустимы. Третий раздел должен в точности повторять трудовую книжку лица.
- Четвертый раздел. Подразумеваются сведения об аттестации. Основной графой раздела является пункт «Решение комиссии». В указанном поле должно значиться «соответствует занимаемой должности» (либо иная информация, отвечающая действительности) от председателя комиссии.
- Пятый и шестой разделы отводятся для сведений о повышении лицом квалификации, а также профессиональной переподготовки. Необходимо заполнять все поля раздела, а в случае, если процедуры переподготовки не актуальны для конкретного сотрудника, в форме Т-2 следует отметить факт отсутствия курсов повышения квалификации.
- Седьмой раздел фиксирует награды работника. Основаниями для внесения рассматриваемой информации являются ст. 191 ТК РФ, а также локальные нормативы. Предполагается, что в документ будут внесены все награды, которые лицо получило за период трудовой деятельности в текущей компании. При этом допустимы сокращения и аббревиатуры, если это не влияет на общий смысл.
- Восьмой раздел. Предполагается отражение информации об отпуске. В данный пункт следует включать регулярный отпуск, бесплатный, а также отпуск по БиР и по уходу за новорожденным. Указывать требуется не только наименование периода отдыха, но также его временные рамки.
Если лицо является трудоустроенным на конкретном предприятии и рассматриваемый раздел заканчивается, необходимо создать «Дополнение к форме Т-2». Предполагается бумага, содержащая такую же шапку, как и основная карточка лица, но в основном тексте должна отражаться только недостающая табличная часть.
- Девятый раздел. Данная часть личной карточки работника включает сведения о социальных льготах субъекта на основании законодательства РФ.
- Десятый раздел посвящен дополнительным сведениям. Предполагается, что при отсутствии таковых раздел может остаться незаполненным. Однако если у субъекта имеется второе высшее образование, особые курсы, не относящиеся к основной профессиональной деятельности, категория нетрудоспособности и т.д., то их следует внести в рассматриваемый раздел.
- Одиннадцатый раздел описывает особенности увольнения работника. Общие правила данного пункта совпадают с третьей частью документа. Дополнительно подписать бумагу также должен кадровый инспектор.