Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как получить дубликат больничного листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если больничный лист утрачивает работодатель, то на предприятии может быть созвана комиссия, которая выясняет причины потери документа. Если документ утерян вследствие чрезвычайных ситуаций, то организация работодателя вправе обратиться с заявлением в лечебное учреждение и получить документ повторно. Для этого понадобится представить справку о форс-мажорных обстоятельствах. В документе указывается дата и время чрезвычайной ситуации, период ее длительности. Справка должна быть заверена уполномоченным специалистом работодателя. На ее основании медицинская организация принимает решение о выдаче дубликата больничного листа.
Что потребуется для оформления
Порядок оформления и перечень документов, необходимых для выдачи дубликата, напрямую зависит от оснований запроса.
Так, если листок утерян работником и не передан для оплаты работодателю, нужно будет обратиться лично в медицинскую организацию, где проходило лечение, и предоставить следующие документы:
- паспорт гражданина, которому был выдан больничный лист;
- справка с работы о том, что документ не предоставлялся в организацию для начисления пособия;
- заявление.
Заявление на выдачу составляется в свободной форме, но должно содержать несколько обязательных пунктов:
- В шапке документа пропишите название медучреждения, фамилию и инициалы главного врача, а также ваши ФИО, паспортные данные и адрес регистрации по месту жительства.
- В теле заявления укажите время, в течение которого длился больничный, диагноз и причину, по которой нужно получить больничный лист (утеря).
- Напишите о том, что факт непредоставления листка нетрудоспособности работодателю подтверждается прилагаемой к заявлению справкой.
- Внизу проставьте дату составления и подпись с расшифровкой.
В случае утраты документа самим работодателем в организации создается комиссия для выяснения причин, по которым лист нетрудоспособности был утерян:
- при невиновной утрате (пожар, война, стихийное бедствие и прочие события, подпадающие под понятие форс-мажора) компания должна подтвердить в медучреждении непреодолимость этих событий, и тогда будет принято решение о повторной выдаче;
- если утеря произошла по вине ответственного сотрудника, работодатель оплачивает пособие по временной нетрудоспособности, а виновный работник возмещает эти затраты.
Правила оформления дубликата
Повторный больничный лист оформляют на аналогичном бланке, как и первичный документ. Единственное отличие — в проставлении «галочки» в зависимости от типа документа — подлинник или дубликат.
Вот основные правила заполнения:
- вписывать данные допустимо как от руки, так и с применением штампов;
- писать канцелярской ручкой с черными чернилами;
- шрифт только печатный;
- все записи заполняются в специальных ячейках, начиная с первой;
- каждую букву проставляют в отдельной клеточке;
- недопустимо выходить за пределы ячеек;
- в оставшихся свободными после заполнения полях поставить прочерки;
- печать ставится только в том месте, которое для нее предназначено;
- выступ оттиска за пределы допускается, при условии что не попадает на ячейки информационных граф бланка.
Есть некоторые требования, которые необходимо соблюдать при заполнении дубликата:
- при указании даты пишут день выдачи повторного бланка, а не первичного документа;
- период заболевания пишут в одну строку;
- кроме ФИО и должности доктора указывают фамилии председателя и других членов медицинской комиссии.
Утрата больничного листа работодателем
Возможны ситуации, когда больничный лист утрачен по вине одного из сотрудников работодателя. Это могут быть халатные действия, которые повлекли к утере бланка, намеренное хищение документов. Тогда работодатель обязан полностью выплатить пособие сотруднику, а предоставленные суммы взыскиваются в регрессном порядке с провинившегося сотрудника. Деньги взыскиваются в штрафном или судебном порядке.
Ошибки при заполнении больничного
ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.
- Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
- Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
- Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.
Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности
Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.
В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:
- Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
- Первичный документ утерян по вине работника;
- Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.
Ошибки при заполнении больничного
ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.
- Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
- Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
- Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.
Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:
- Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
- Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
- Лишние пробелы между инициалами медработника;
- Заход печати на поле с информацией и др.
Нюансы оформления дубликата
Форма для оригинала и дубликата бланка больничного листа – единая, отдельной не существует. Разница лишь в том, что в соответствующем поле ставится галочка с указанием того, какой именно это тип документа.
Также имеются некоторые различия в заполнении:
- писать можно как от руки, так и применяя штампы;
- в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
- рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
- длительность заболевания указывается в одну строку;
- помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.
Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.
Этот вопрос уже был косвенно затронут в разделе 1 статьи. В соответствии с полагающимися выплатами определены и правовые предпосылки для выдачи листка нетрудоспособности:
- Полученная травма, заболевание, отравление или иные причины, по которым лицо не может выполнять трудовую функцию.
- Введение карантина в отношении лица или коллектива.
- Соответствующий срок беременности, достигнутый женщиной.
- Уход за близкими, переносящими болезнь.
- Прохождение реабилитации непосредственно после выздоровления по медицинским показаниям.
- Протезирование, проводимое в условиях стационара.
- Прохождение процедуры усыновления.
Вышеназванные приказы Минздравсоцразвития оговаривают, как получить дубликат больничного листа взамен испорченного оригинала. Он заполняется двумя сторонами: представителем поликлиники, больницы или иного медицинского учреждения, а также работодателем. Если документ испорчен первым, то, в соответствии с пунктом 56 приказа № 347н, немедленно после обнаружения он должен быть аннулирован, а вместо него выдан дубликат. Для того чтобы сделать его, достаточно в одном из полей поменять код, свидетельствующих о новом статусе документа.
Что же касается работодателя, то исправление некоторых его ошибок допускается по закону, например:
- Неверное указание страхового стажа и его типов.
- Ошибочно произведенные расчеты размера пособия.
- Ложные реквизиты организации или временно нетрудоспособного гражданина.
Кроме того, существуют отступления от Правил заполнения, которые вовсе не нужно исправлять, так как они не мешают работе автоматизированной системы ФСС:
- Использование строчных букв вместо заглавных.
- Оставление лишних пробелов.
- Выход написанных букв и чисел за пределы ячейки, если это не мешает прочтению.
- Проставление печати поверх внесенной информации.
Если же допущены более серьезные нарушения при заполнении листка нетрудоспособности, то потребуется выдача дубликата.
Что делать, если потерял больничный лист
Порядок восстановления документа зависит от того, кто виновен в его утере. Если это работник, он самостоятельно занимается оформлением дубликата. Необходимо подойти с заявлением в поликлинику, в которой выдавался первый листок. Вся последовательность действий, описывающая, как восстановить больничный лист в случае потери, уже изложена выше в статье.
Гражданин не несет ответственности за утерю бюллетеня, важно лишь, чтобы он уложился в сроки предоставления бланка для назначения денежной компенсации
Эти сроки обозначены в ч. 1 ст. 12 Закона 255-ФЗ
:
“Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности (установления инвалидности), а также окончания периода освобождения от работы в случаях ухода за больным членом семьи, карантина, протезирования и долечивания”.
Когда работник сдал свой больничный в бухгалтерию или отдел кадров по месту работы, он снимает с себя ответственность за сохранность документа. Необходимость оформления дубликата может возникнуть в следующих ситуациях:
- потеря или порча бюллетеня в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, наводнение и др.);
- потеря или порча документа вследствие халатного отношения сотрудника компании, отвечающего за хранения больничного.
Теперь разберемся, как можно восстановить больничный лист утерянный работодателем
. В таких случаях формируется комиссия для расследования этого инцидента. Наличие чрезвычайных обстоятельств является уважительной причиной для выдачи дубликата. Комиссия составляет опись всех утерянных (испорченных) документов, дополнительно прикладываются
подтверждающие документы
государственных органов. Например:
- Акт от пожарников — при возникновении возгорания.
- Справка из МЧС — при стихийных бедствиях.
- Справка из МВД может подтвердить факт кражи документов.
- Акт коммунальных служб — при затоплении помещения.
Акт расследования, заверенный подписями членов комиссии, вместе с заявлением на выдачу дубликата передается в медицинское учреждение.
Правила выдачи дубликата больничного листа предусматривают различный порядок, зависящий от личности утерявшего. Работающему гражданину при соблюдении формальностей медучреждение восстанавливает экземпляр. А можно ли восстановить больничный лист при потере работодателем, зависит от степени вины или в официальном порядке доказанной невиновности.
Оформление дубликата бюллетеня
Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:
- пропаже или краже оригинала;
- допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д. ), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
- правках в документе;
- неверно заполненном бюллетене;
- повреждении работником.
Схема выдачи нового больничного документа зависит от того, кто его лишился или испортил. При обнаружении неточностей, сделанных медицинским учреждением, пропаже или порче документов по вине сотрудника инициирует оформления дублета он сам. Второй экземпляр выдаётся в том же учреждении здравоохранения, что и первоначальный.
Ix. заполнение листка нетрудоспособности
Внимание
После того, как бланк будет отпечатан, во всех свободных клетках необходимо проставить прочерки. Единственное отличие копии от оригинала больничного листка состоит в том, что галочка ставится не напротив слова «подлинник», а там, где значится «дубликат»
Пример. Больничный лист сотрудника, проходившего стационарное лечение, был сдан в феврале, пособие по временной нетрудоспособности выплачено.
Но при текущей проверке обнаружилось, что бланк заполнен с ошибкой: вместо даты выписки была поставлена дата начала болезни. После обращения в медицинское учреждение испорченный формуляр был заменен дубликатом. Необходимые документы Если для того, чтобы получить оригинал больничного листа, от больного не требуется написания заявления, то для дубликата это необходимо.